OGŁOSZENIA

Przetargi publiczne są doskonałym rozwiązaniem dla firm z sektora MŚP. Dlaczego?

• W ostatnich 5 latach przeciętnie udzielano 138 tysięcy zamówień publicznych rocznie. Ta liczba zawiera wyłącznie informacje z postępowań przekazywanych Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, czyli objętych obowiązkiem stosowania Ustawy Pzp. W rzeczywistości należy do nich doliczyć jeszcze projekty realizowane przez podmioty subsydiowane (otrzymujące dofinansowanie ze środków międzynarodowych).
• Łączna wartość rynku zamówień publicznych to blisko 300 miliardów złotych rocznie!
• Ponad 88% postępowań prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego. Powtarzalność procedur jest dużym atutem dla nowych uczestników rynku.
• Przeciętny czas trwania postępowania o wartości zamówienia poniżej progów unijnych wyniósł 41 dni.
• W zamówieniach o wartości poniżej progów unijnych średnia liczba ofert składanych podczas jednego postępowania wyniosła 2,78. Konkurencja jest zatem niewielka. Największe prawdopodobieństwo sukcesu istnieje przy dostawach i usługach.
• W 2021 roku rynek zamówień publicznych przeszedł pełną elektronizację. Dzięki niemu w pełni respektowane są zasady równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji. Oferty można wysyłać z dowolnego miejsca na Ziemi.
• Brak doświadczenia i referencji to nie problem. Można skorzystać z zasobów innego podmiotu lub założyć konsorcjum.
• W wielu zamówieniach publicznych nie występują żadne koszty wejścia. W innych tym kluczowym będzie zwrotne wadium, które można wnieść w pieniądzu, ale także gwarancji czy poręczeniu instytucji finansowej.
• W tym modelu ofertowania, to wykonawca podaje cenę uwzględniającą jego indywidualną marżę.

Wszystkie wymienione cechy przetargów publicznych sprawiają, że proces wyboru oferty jest transparentny i uczciwy. Niezależnie od koneksji i rozpoznawalności, wygrywa ta firma, która zaproponowała najkorzystniejsze warunki. Stabilny strumień ogłoszeń przetargowych w połączeniu z niskimi lub zerowymi kosztami wejścia i powtarzalnymi procedurami to wystarczający bodziec, do spróbowania swoich sił. Warto regularnie śledzić nowe ogłoszenia, gdyż dzięki temu nie umknie nam żadna szansa na rozwój!

Zapytaliśmy naszych klientów o kilka rad dla początkujących graczy na rynku zamówień publicznych. Co mogą oni zrobić, żeby bez większych nakładów podpisać korzystne dla siebie umowy. Oto najczęściej pojawiające się odpowiedzi:

• „Przetargi publiczne wymagają orientacji w rynku. Przede wszystkim musisz zdać sobie sprawę, że tu jest inaczej niż na Twoim lokalnym poletku. Odmienna będzie konkurencja, ceny raz mogą być wyższe, innym razem niższe, musisz regularnie zaglądać na platformę przetargową czy e-maila. Jeśli miałbym jeszcze raz zaczynać, najpierw przejrzałbym wyniki przetargów. Sprawdził ile firm znajduje się na liście rankingowej, jakie kwoty proponują, poszukał prawidłowości, które podpowiadają jakie ceny mogą paść. Te prawidłowości istnieją. Czasami jest to kwestia wadium, innym razem terminu wykonania czy długość gwarancji. Ba, znam przykład gminy, która musi każdorazowo rezerwować więcej środków w budżecie, bo mają czepialskiego inspektora nadzoru i każdy wykonawca o tym wie. Także najpierw analiza, później działanie.”
• „Ogłoszenie przetargowe to Twoja biblia. Przeczytaj je raz, potem drugi i trzeci. Musisz mieć pewność, że wszystko rozumiesz, że każdy element projektu uwzględniasz w wycenie. Jeśli zyskasz taką gwarancję, przejdź do kosztorysowania. I składaj oferty. Prędzej czy później wygrasz za cenę odpowiadającą Twoim preferencjom”.
• „Pamiętam jak kiedyś zapomniałem złożyć ofertę w interesującym mnie przetargu publicznym. Oj byłem wtedy zły, bo to sąsiednia gmina i szansa na zapewnienie pracy na około pół roku. Ale stało się. Co było robić? Wystartowałem w innym zamówieniu, oddalonym o 400 kilometrów od mojej siedziby. Wygrałem. Później podpisałem tam kolejny kontrakt i jeszcze następny. Wreszcie otworzyłem drugi oddział. Znalazłem nowy rynek, a moja działalność z małej, lokalnej firmy, przerodziła się w ogólnopolskiego potentata. Chcecie rady? Nie zniechęcajcie się po jakiejś porażce. Ona może być początkiem czegoś większego”.
• „Przyznam się szczerze, że bałem się na początku składać oferty. Nastraszyli mnie dostawcy i znajomi, że to wszystko ukartowane, że stracę tylko czas i wadium. Przemogłem się, przezwyciężyłem swój strach. I faktycznie na pierwszą umowę musiałem poczekać ze 3 miesiące. Później poszło już z górki. Teraz mam specjalistę, który regularnie przynosi mi zlecenia z przetargów publicznych. A wadium nigdy nie straciłem.”
• „Jeśli mam być szczery, to polecam nowym wykonawcom dokładnie czytać specyfikację warunków zamówienia i uzupełniać ofertę z dbałością o każdy szczegół. Jak długo jestem na rynku, praktycznie zawsze jakaś propozycja jest odrzucona. A to źle złożono podpis, a to wadium wpłacono za późno, a to znowu zmodyfikowano formularz oferty. Tak się nie da wygrywać przetargów publicznych.”
• „Z doświadczenia wiem, że kluczem na rynku zamówień publicznych jest aktualny dostęp do ogłoszeń przetargowych. Kiedyś próbowałem sam ich szukać. Zajmowało mi to co najmniej dwie godziny dziennie. A ile ciekawych projektów przeszło obok nosa, to wiem tylko ja. Kupiłem sobie dostęp do bazy z zamówieniami i teraz wszystko mam pod ręką. Nagle mam więcej czasu na przygotowanie ofert, a to przekłada się na sprzedaż firmy. Pytacie o radę? Nie bawcie się w Sherlocka Holmesa, korzystajcie z udogodnień, póki są takie tanie.”
• „Ja też chwilę temu zaczynałem. Teraz kilka realizacji za mną. Co mogę polecić nowym podmiotom na rynku? Nie bójcie się procedur. Wszystko jest powtarzalne. Tak naprawdę w większości postępowań składam sam formularz oferty i jakieś dwa oświadczenia, w których wystarczy postawić haczyki w odpowiednich miejscach. To zdecydowanie prostsze, niż przekonanie klienta do nowej marki czy produktu.”
• „Przez lata szukałem złotego środka, najlepszej metody na przekonanie inwestora do mojego produktu lub usługi. Teraz tego nie muszę robić. W zamówieniach publicznych potrzeba już istnieje, produkt też wybrano. Wystarczy zaproponować swoją cenę i czekać. Chcesz mojej rady? Przeczytaj sobie blog oferenta, obejrzyj jakieś filmy na youtube. Tam jest wszystko co powinieneś wiedzieć, aby zacząć dobrze zarabiać.”

Wyniki wyszukiwania to specjalna podstrona, na której zaprezentowano wszystkie ogłoszenia przetargowe spełniające Twoje preferencje. Wystarczy kliknąć w wybraną pozycję i zapoznawać się z treścią dokumentacji zamówienia.

Wyszukiwarka przetargów publicznych daje możliwość wygodnego filtrowania aktualnych i zakończonych postępowań. Znając swoje potrzeby, biorąc pod uwagę dostępne zasoby ludzkie, finansowe i techniczne, możemy ograniczyć listę wyświetlanych ogłoszeń poprzez użycie określonych opcji. Najpopularniejszymi funkcjami wyboru są:

• Fraza słowna – o niej opowiemy więcej za chwilę.
• Miasto, Organizator, Regiony – w tym miejscu decydujemy o lokalizacji docelowej projektu. Jeśli działamy tylko lokalnie, możemy zawęzić poszukiwania do konkretnej miejscowości czy województwa.
• Data składania - dzięki określeniu dat na ostatecznym zestawieniu wyświetlą się wyłącznie przetargi publiczne z interesującym nas terminem składania ofert. To wygodne rozwiązanie, gdy chcemy odpowiednio zaplanować harmonogram składania ofert.
• Wadium – wadium ma zabezpieczać interesy zamawiającego. Z punktu widzenia wykonawcy może być także ciekawym argumentem podnoszącym szanse na podpisanie umowy. Dlaczego? Zasadniczo firmy nie lubią wadium. Traktują je jako nieuzasadniony wypływ środków z konta, który może oddziaływać negatywnie na płynność finansową. Z tego powodu chętniej wybierane są ogłoszenia przetargowe z zerowym wadium. To tam konkurencja jest największa. Wysokowadialne zamówienia podnoszą prawdopodobieństwo podpisania umowy. Opcja zawężenia listy postępowań ze względu na wysokość wadium, jest zatem ciekawa i dla podmiotów preferujących zerowe zobowiązania i dla większych graczy, widzących pozytywy zapłaty zabezpieczenia.

Oprócz wymienianych opcji, firma korzystająca z wyszukiwarki zamówień publicznych może także określić konkretny numer ogłoszenia, wybrać interesującą go kategorię, branżę i typ postępowania, a także źródło z jakiego informacje będą pochodzić.

Mimo wielu zalet tak szczegółowego określenia parametrów interesujących nas ogłoszeń przetargowych, zawsze warto sprawdzić także frazę słowną. Jest to spowodowane tym, że obsługą zamawiających publicznych lub subsydiowanych bardzo często zajmują się osoby niezwiązane z daną branżą. Tym samym nie muszą one rozumieć wszystkich wymagań ujętych w opisie przedmiotu zamówienia. Czym to się kończy? Z jednej strony zawyżonymi wymaganiami względem wykonawców (które najczęściej są normowane dopiero na etapie wyjaśniania treści SWZ), z drugiej błędnym przyporządkowaniem lub nazwaniem postępowania. To ostatnie ma duże znaczenie dla działania wyszukiwarki przetargów publicznych. Spójrzmy na konkretny przykład.

Firma działa w branży odnawialnych źródeł energii. Standardowo wyszukuje interesujące ich ogłoszenia przetargowe poprzez określenie branży „elektryka energetyka osprzęt” oraz „środowisko naturalne ekologia’. Dodatkowo wybiera interesujące ją w danym momencie parametry: termin składania ofert, wadium i województwo. Tak zorientowane wyszukiwanie nie przewiduje możliwości popełnienia omyłki przez osobę przygotowującą postępowanie. Nie zawsze bierze też pod uwagę dzielenie zamówienia na części. A to się zdarza nagminnie. Jeden z Operatorów Sieci Dystrybucyjnej nazwał swoje postępowanie następująco: „Infrastruktura sieciowa”. Z uwagi na wybrany kod CPV oraz opis nie sposób było go zidentyfikować jako projekt polegający na budowie instalacji fotowoltaicznej. Dopiero wpisanie odpowiedniej frazy słownej pozwoliło to zamówienie odnaleźć. Ostatecznie wpłynęła na nie jedna oferta – najbardziej przenikliwego wykonawcy. Podobnie wygląda to w przypadku zamówień zagregowanych. Termomodernizacja budynku szkoły może nie być atrakcyjnym kierunkiem dla firmy z branży OZE. Zdarza się jednak, że zamawiający respektując najnowsze wytyczne zawarte w Polityce Zakupowej Państwa, dzieli takie zamówienie na części. Tym samym montaż pompy ciepła czy paneli fotowoltaicznych może wykonać ktoś inny, niż wykonawca dociepleń. Wpisując właściwą frazę słowną w wyszukiwarkę przetargów publicznych z łatwością także tego typu zamówienia odnajdziemy. Używanie frazy słownej to najbezpieczniejsza forma poszukiwania zleceń.

Ustawienia wyszukiwarki przetargów publicznych można bardzo łatwo zmienić. W tym celu wystarczy wybrać przycisk „Zmień ustawienia wyszukiwarki”, który znajduje się na górze i dole listy wyświetlanych rekordów. Podobną akcję spowoduje ponowne kliknięcie w przycisk wyszukiwarki u góry strony.

Prowadzenie biznesu rządzi się swoimi prawami. Jednym z nich jest racjonalizacja zasobów, w tym w szczególności optymalizacja czasu. Dzięki użyteczności „Zapisz kryteria” pracownik zajmujący się przetargami publicznymi nie musi każdorazowo wybierać interesujących go kryteriów. Wystarczy, że zrobi to raz, a każdy kolejny będzie przebiegał automatycznie. Przechodząc do zakładki „Panel” -> „Kryteria wyszukiwania” odnajdzie listę zapisanych szablonów. Ich liczba może być nieograniczona. Po kliknięciu w wybraną nazwę zostaje przekierowany na gotową listę sprofilowaną pod jego oczekiwania. W ten sposób interesujące go zamówienia jest w stanie znaleźć dosłownie w kilka minut.

Po określeniu kryteriów wyszukiwania, gotowa lista z ogłoszeniami przetargowymi uszeregowana jest w kolejności dodawania do bazy. Na pierwszych pozycjach są postępowania najbardziej aktualne, bardzo często z długimi terminami na złożenia oferty. Jeśli chcielibyśmy uzyskać inne przyporządkowanie, możemy to uczynić względem trzech użytecznych filtrów:

• województwo,
• termin składania oferty,
• przedmiot zamówienia.

Klikając trójkąt przy każdym z tych parametrów lista postępowań automatycznie modeluje się według naszych oczekiwań. W ten sposób łatwo rozpoczniemy weryfikację dostępnych możliwości od przetargów publicznych zlokalizowanych najbliżej naszej siedziby lub z najkrótszym terminem składania ofert.

Na liście wyszukiwania przetargów publicznych znajdują się wszystkie ogłoszenia przetargowe spełniające zadane kryteria. Im więcej preferencji zaznaczymy, tym ostateczne zestawienie będzie bardziej precyzyjne i krótsze. Z drugiej strony nadmierne ograniczenie wyboru może prowadzić do zaprzepaszczenia szansy otwarcia na nowe rynki. Dla firmy wygodniej będzie obsługiwać klientów, których siedziba mieści się niedaleko ich biura. To naturalne. Wystartowanie w przetargu publicznym z innego województwa, powinno być także rozpatrywane jako możliwość poznania innych realiów, zdobycie możliwości na zaistnienie w nowym otoczeniu. Takie strategiczne myślenie o rynku zamówień publicznych cechuje największych graczy i to ich marki ciągle zyskują na popularności.

Niezależnie czy ostatecznie na naszej bieżącej liście znajduje się pięć ogłoszeń przetargowych, czy jest ich setka, możemy w prosty sposób zapisać te najbardziej nas interesujące. Nie ma potrzeby tworzenia oddzielnych dokumentów tekstowych czy arkuszy kalkulacyjnych. Za pomocą jednego kliknięcia wybrane postępowanie trafia do schowka. Odnajdziemy je w panelu, który znajduje się w prawym górnym rogu strony internetowej. Przetargi publiczne dodane do schowka możemy filtrować, nadawać im wygodne dla nas etykiety, czy opatrywać notatką. Jest to szczególnie istotna funkcja, która pozwala nadać rekordowi najważniejsze informacje o przetargu publicznym (np. wysokość wadium, zakres zlecenia, termin realizacji, niezbędne czynności do wykonania przed złożeniem oferty). Przy dużej ilości potencjalnych ofert do złożenia, każdy tego typu komentarz przyspiesza nam pracę i wpływa na ostateczną efektywność ekonomiczną składania ofert.

Usunięcie nieaktualnego bądź mało atrakcyjnego ogłoszenia przetargowego ze schowka odbywa się poprzez wybranie ikony kosza. W ten sposób szybko zoptymalizujemy nasz ‘wirtualny notatnik’ pod bieżące potrzeby.

Po kliknięciu w tytuł interesującego nas ogłoszenia przetargowego trafiamy na stronę prezentującą podstawowe dane projektu. Znajdziemy tam takie dane jak:

• przedmiot – czyli tytuł,
• nazwę zamawiającego oraz jego dane teleadresowe,
• opis zamówienia, czyli kluczowe informacje dotyczące tego, na czym polega projekt, jakie są kryteria wyboru oferty oraz jaki jest termin wykonania,
• treść – w tym miejscu umieszczono rozwinięte dane z punktu wcześniejszego. Dodano tam między innymi informacje dotyczące wymaganych podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych.
• miejsce i termin składania,
• specyfikację – konkretny adres docelowy, pod którym można pobrać całą dokumentację zamówienia,
• źródło – internet, prasa, tablice ogłoszeń,
• datę dodania,
• termin składania ofert,
• branże.

Zapoznanie się z tymi informacjami pozwala podjąć wstępną decyzję, czy dane ogłoszenie przetargowe jest atrakcyjne dla naszej firmy. Jeśli jego parametry są odpowiednie, warto dodać je do schowka, a w odpowiednim momencie wykorzystać do pobrania pełnej dokumentacji. To tam znajdziemy niezbędne formularze do uzupełnienia oferty, a także załączniki prezentujące szczegółowe rozwiązania techniczne i organizacyjne realizacji przedmiotu zamówienia.

Jeśli do tej pory nie zdecydowaliśmy się na wykupienie dostępu w bazie oferent.com.pl, możemy przetestować ją bezpłatnie. W ciągu 20-dniowego okresu próbnego dostajemy dostęp do wszystkich użyteczności portalu, w tym:

• wyszukiwarki ogłoszeń przetargowych,
• wyników historycznych postępowań,
• licytacji komorniczych i sprzedaży nieruchomości lub ruchomości,
• katalogu inwestycji planowanych do realizacji w danym roku,
• zleceń firm i osób prywatnych na wykonanie dostaw, usług i robót budowlanych,
• funkcji szukania podwykonawcy, która łączy firmy w konsorcja i pozwala znaleźć wiarygodnych partnerów biznesowych.
• raportów, które każdego dnia będą wysyłane na podane adresy mailowe.

Serwis oferent.com.pl to kompletne narzędzie poszukiwania dodatkowych zleceń dla przedsiębiorstwa. Jest na bieżąco aktualizowane, dzięki czemu żaden przetarg publiczny czy sprzedaż nieruchomości nie przejdzie nam obok nosa. Po okresie próbnym będziemy mogli zdecydować czy zakupić abonament w wygodnej dla nas formie, czy zrezygnować z usługi bez żadnych konsekwencji.