Do kiedy wykonawcy mogą składać wnioski o wyjaśnienie treści SIWZ?

Każdy wykonawca chcący wystartować w zamówieniu z sekcji przetargi na szkolenia lub innej, ma prawo zadać pytania dotyczące wyjaśnienia treści SWZ. W wielu sytuacjach przedmiot postępowania opisany jest w taki sposób, że potencjalni oferenci zmuszeni są dopytać o szczegóły techniczne, aby racjonalnie i rzetelnie wycenić zamówienie. Do kiedy mogą wysłać odpowiedni wniosek, aby Zamawiający udzielił im odpowiedzi? Jak właściwie policzyć termin na zadawanie pytań do SWZ?
 

Czym jest SWZ?

W praktyce gospodarczej przyjęło się określać SIWZ jako podstawowy dokument przygotowany przez zamawiającego w celu dokonania czynności związanych z prowadzeniem postępowania o zamówienie publiczne. W nowej ustawie Pzp z dnia 11 września 2019 roku zmieniono nazwę Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) na Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ). Tym samym od początku 2021 roku wszystkie dokumenty, w których zawarto takie dane jak: termin składania ofert, przedmiot zamówienia, kryteria wyboru ofert, wysokość wadium, podmiotowe środki dowodowe i inne, nazywamy SWZ. Każdy wykonawca chcący wziąć udział w zamówieniu może zwrócić się do zamawiającego z pytaniami dotyczącymi wyjaśnienia treści dokumentu. Pytanie może dotyczyć dowolnego elementu SWZ.

Do kiedy można zwrócić się z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ?

Wszystkie firmy startujące w zamówieniach z sekcji usługi, roboty budowlane, dostawy czy przetargi na szkolenia, mogą wysłać pytania do zamawiającego w dowolnym terminie trwania postępowania. Nie oznacza to jednak, że zawsze dostaną na nie odpowiedź. Aby mieć pewność rozwiana wątpliwości, trzeba stosować się do zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z art. 135 ust. 2 wyżej wymienionego dokumentu, zamawiający zobowiązany jest do udzielenia wykonawcy wyjaśnień treści specyfikacji warunków zamówienia, tylko w sytuacji gdy wniosek z wątpliwościami wpłynął do zamawiającego nie później niż na odpowiednio 14 albo 7 dni przed zakończeniem składania ofert. Stosowanie tego przepisu, mimo pozornej jego jasności, nadal w praktyce wywołuje sporo wątpliwości. Doszło nawet do skierowania odpowiedniego pytania do Prezesa UZP, które pomogło we właściwej interpretacji ustalenia ostatecznego na złożenie wniosku. Organ wskazał w swoim piśmie, że termin składania wniosku o wyjaśnienie treści SWZ ma charakter terminu końcowego. Oznacza to dokładnie tyle, że po jego upływie wykonawca traci gwarancję uzyskania odpowiedzi na złożony wniosek. Prezes UZP podkreśla przy tym, że bieg terminu nie może rozpocząć się przed upowszechnieniem SWZ. Z przepisów wynika także, że termin ten wyznacza się, odejmując od dnia składania oferty 7 lub 14 dni. Jednostką rozliczeniową jest tu dzień, co jest bardzo ważne dla zamówień prowadzonych w rygorze nowej ustawy Pzp. Termin składania ofertą musi być tu określony co do minuty, jednakże niezależnie czy nabór kończy się o 10.00, czy o 23.00, termin składania wniosku o wyjaśnienia upłynie dokładnie w tym samym momencie. Rozpatrzmy to na konkretnym przykładzie z sekcji przetargi Wrocław. W postępowaniu powyżej progów unijnych prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego dzień składania ofert przypada na godzinę 11.00 dnia 22 lipca 2021 roku. Punktem wyznaczającym finalny upływ terminu na złożenie przez wykonawców wniosku o wyjaśnienie treści Specyfikacji Warunków Zamówienia, w myśl którego zamawiający z sekcji przetargi Wrocław zobligowany jest do udzielenia odpowiedzi, jest 8 lipca. To dzień oddalony o 14 dni wstecz od dnia składania ofert. Do szacunków nie bierzemy pod uwagę dnia naboru ofert. Zawsze będzie więc to dzień tygodnia o tej samej nazwie (w tym konkretnym przypadku czwartek). Gdyby dzień 17 czerwca przypadł na sobotę, niedzielę lub święto, w myśl zapisów ustawy Pzp złożenie wniosku w dniu następnym tj. 23 lipca (lub kolejnym w przypadku zbiegu soboty, niedzieli lub świąt) nastąpi z zachowaniem terminu, o którym mowa w art. 135 ust. 2 Pzp.

Kiedy zamawiający udziela odpowiedzi na zadane pytania?

W ustawie uregulowano także kwestię terminu odpowiedzi na wniosek o wyjaśnienie zapisów SWZ. Zamawiający udziela niezbędnych wyjaśnień niezwłocznie, jednakże nie później niż na 6 lub 4 dni przed upływem zakończenia naboru ofert. Dotyczy to postępowań prowadzonych powyżej progów unijnych. Stosowanie 4-dniowego terminu dotyczy sytuacji, gdy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu jest w pełni uzasadnione. W każdym innym przypadku zamówienia powyżej progów unijnych stosujemy 6-dniowy termin. Dotyczy to zarówno zamówień z sekcji usługi, roboty budowlane, dostawy czy przetargi na szkolenia. Postępowania krajowe pozwalają na zachowanie 2-dniowego terminu przed upływem składania ofert. Zamawiający zobligowany jest do udzielenia odpowiedzi, jeśli właściwy wniosek wpłynął do niego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert. Spójrzmy na przykład postępowania zrealizowanego w ramach sekcji przetargi na szkolenia: Zamówienia polega na zorganizowaniu i przeprowadzeniu szkolenia z zakresu świecowania uszu we Wrocławiu. Termin składania ofert przypada na godzinę 9.00 dnia 22 lipca 2021 roku. Punktem na osi czasu wyznaczającym ostateczne upływ terminu na złożenie przez wykonawców wniosku o wyjaśnienie treści Specyfikacji Warunków Zamówienia, w myśl których zamawiający z sekcji przetargi Wrocław zobligowany jest do udzielenia odpowiedzi, przypada na 18 lipca. Jest to dzień oddalony o 4 dni wstecz od dnia składania ofert. Do szacunków nie bierzemy pod uwagę dnia naboru ofert. Dzień 18 lipca przypada w niedzielę, zatem w tym wypadku ostatecznym momentem na zadanie pytań jest 19 lipca.

Co jeśli nie zdążymy?

Może się zdarzyć, że wykonawca nie zdąży z zadaniem niezbędnych pytań. Co może zrobić w tej sytuacji? Strategie są trzy:

• Spróbować skontaktować się z zamawiającym i poprosić o wyjaśnienie wątpliwości.
• Nie składać oferty.
• Złożyć ofertę.

Pierwsze rozwiązanie jest naturalnym krokiem dla racjonalnie działającego wykonawcy. Jeśli zamawiający uchyli się od udzielenia odpowiedzi, najlepszą taktyką będzie zaniechanie dalszej aplikacji w danym postępowaniu. Jeśli jednak wątpliwości są nieznaczne i dotyczą tylko szczegółów, a dany przetarg jest priorytetowym dla firmy, można dalej startować w zamówieniu. Ewentualne niejasności powinny być w tym wypadku odpowiednio skalkulowane. Aby do tej sytuacji nie dochodziło, warto zaopatrzyć się w odpowiednie raporty przetargowe, które każdego dnia informują na bieżąco o nowych postępowaniach. W ten sposób z łatwością uda się zachować czas na zawnioskowanie o ewentualne wyjaśnienia czy to w sekcji zamówienia na modernizację sieci Lan, czy przetargi Wrocław.