Jak napisać wyjaśnienia dotyczące rażąco niskiej ceny?

Jednym z obowiązków wykonawców startujących w przetargach wojskowych, budowlanych czy kolejowych jest odpowiadanie na wezwania zamawiającego. Te mogą dotyczyć wielu kwestii, a podstawową jest wyjaśnienie rażąco niskiej ceny. Co to jest? Jak przygotować pismo, aby nie budziło wątpliwości? Jakimi dowodami się posługiwać? Między innymi na te pytania odpowiemy w niniejszym artykule.
 

Czym jest rażąco niska cena?

Pojęcie rażąco niskiej ceny funkcjonuje w polskim systemie zamówień publicznych od dawna. Jej najpełniejszej definicji należy szukać w wyrokach Krajowej Izby Odwoławczej. I tak w uzasadnieniu do wyroku z dnia 17 czerwca 2019 roku w sprawie o sygnaturze akt: KIO 992/19 czytamy, że „cena rażąco niska to cena nierealna, niepozwalająca na realizację zamówienia z należytą starannością, wskazująca na zamiar realizacji zamówienia poniżej kosztów własnych wykonawcy, niepozwalająca na wygenerowanie przez niego zysku, znacznie odbiegająca od cen rynkowych innych, takich samych lub podobnych rodzajów zamówień, wskazującą na możliwość wykonania zamówienia poniżej kosztów wytworzenia usługi”.

Inaczej mówiąc z rażąco niską ceną mamy do czynienia, gdy odbiega ona znacząco w dół od:

• Wartości szacunkowej ustalonej przez zamawiającego.
• Cen zaoferowanych przez innych wykonawców.
• Cen rynkowych.

Zastanawiasz się jak rozumieć ‘znacząco w dół’? Już spieszymy z wyjaśnieniami.

Kiedy następuje wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny? Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych dają możliwość zamawiającemu do skorzystania z instrumentu wezwania do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Jest to więc narzędzie fakultatywne, które można uruchomić, gdy organizator przetargu lub innej procedury poweźmie wątpliwość co do oferowanych wartości. Przepisy stanowią ponadto, że w niektórych sytuacjach wezwania stają się obowiązkowe. Kiedy tak się dzieje? Gdy zaoferowana cena brutto jest mniejsza niż 70% wartości szacunkowej zadania. Spójrz na przykład. Zadanie polega na termomodernizacji ośrodka zdrowia. Wartość szacunkowa wynosi 400 000 złotych. W odpowiedzi na wszczęte postępowanie spłynęło 5 ofert o następujących wartościach:

• 301 404,23 złotych brutto,
• 323 598,21 złotych brutto,
• 436 289,42 złotych brutto,
• 281 219,84 złotych brutto,
• 215 572,01 złotych brutto.

Obowiązkowe wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny otrzyma tylko wystawca ostatniej oferty (gdyż 70% z 400 000 złotych to 280 000 złotych). Ponadto zamawiający może wysłać pismo także do innych oferentów, jeśli uzna, że ich propozycje budzą w nim wątpliwości.
 

Otrzymałeś wezwanie? Pamiętaj o tych kwestiach!

Wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny w przetargach wojskowych, budowlanych czy stoczniowych z pewnością nie są tą informacją, na którą wykonawcy czekają najbardziej. Dlaczego? Bo wiąże się to z koniecznością wykonania dodatkowej pracy. Kiedyś do prawidłowego uzasadnienia wystarczyło przedstawić ogólne koszty, podeprzeć się wynikami podobnych przetargów, wypisać proponowane materiały. Dzisiaj zamawiający stawiają wyższe wymagania. Przedstawienie ogólnych kalkulacji to najkrótsza droga do odrzucenia oferty. Pamiętaj, że:

• Wyjaśnienia robisz nie tylko dla zamawiającego. Jeśli ten odrzuci Twoją ofertę, będziesz mógł udać się z wnioskiem do KIO. Niezależna komisja może spojrzeć przychylnym okiem na szacunki wykonane profesjonalnie i kompleksowo. Dobrze sporządzona analiza może być także wzorem dla innych tego typu sytuacji w przyszłości.
• To, że w danym zamówieniu pojawiło się 5 ofert o podobnej wartości do Twojej, nie stanowi żadnego argumentu na potwierdzenie realności wykonania. Każda firma ma swoich dostawców, indywidualną strukturę pracowników oraz politykę użytkowania urządzeń. Tym samym może się zdarzyć, że ceny wyższe będą uznawane za rażąco niskie, a ceny niższe nie.
• Trzymaj się terminu. Jeśli z jakiegoś powodu nie jesteś w stanie go dochować, powiadom o tym zamawiającego. Dobre uzasadnienie może przesądzić o wydłużeniu okresu na złożenie wyjaśnień.
• Zamawiający bardzo często nie chce wzywać do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Ma świadomość, że np. koszty materiałów znacząco spadły od dokonywania szacunkowej wartości. Tym samym podana wartość odpowiada cenie rynkowej. Niestety mimo takiej wiedzy, musi postępować zgodnie z ustawą Pzp (1).

Jak przygotować odpowiedź na wezwanie dotyczące rażąco niskiej ceny?

Pierwszym i najważniejszym elementem wyjaśnień jest dokonanie kalkulacji kosztów zamówienia. Im jest ona dokładniejsza, tym większa szansa, że spotka się z przychylnością zamawiającego. Co warto w niej uwzględnić (2)?

• Koszty materiałów, najlepiej poparte wycenami od dostawców.
• Koszty pracy.
• Koszty transportu, najlepiej poprzez wskazanie niezbędnych kilometrów do przejechania.
• Koszty ubezpieczeń.
• Koszty podwykonawców, jeśli zamierzamy z nich korzystać.
• Koszty przeglądów serwisowych, jeśli takie były ujęte w Specyfikacji Warunków Zamówienia.
• Koszty energii, wody, wywozu odpadów – w relacji do ogólnej ich wartości ponoszonej przez firmę.

Bardzo ważne jest przy tym, aby trzymać się wytycznych zamawiającego. Powołanie się na materiały, które nie spełniają wymagań postawionych w dokumentacji zamówienia, albo opisanie innej technologii wykonania, zakończy się odrzuceniem naszej oferty.
 

Jakich środków dowodowych warto używać?

Sporządzenie dobrego, szczegółowe i spójnego pisma to jedno. Ważne jest jednak także poparcie swoich tez konkretnymi danymi liczbowymi i dowodami. Szczególnie jeśli nasza cena znacząco odbiega od konkurencji. Pokażemy Ci, o co chodzi na naszym wcześniejszym przykładzie. Firma X zaproponowała 215 572,01 złotych brutto za termomodernizację ośrodka zdrowia. Tak niską cenę motywowała następującymi czynnikami:

• Dostęp do tanich materiałów budowlanych.
• Zatrudnienie fachowców z dużym doświadczeniem za wysokość minimalnego wynagrodzenia.
• Bliskość do miejsca przedmiotu zamówienia (niskie koszty transportu).
• Tanie usługi podwykonawcy zajmującego się elektryką.

To wszystko brzmi ładnie. To wręcz przepis na to, jak wygrywać przetargi. Żeby to jednak urealnić, należy dokładnie rozpisać wyjaśnienia w kosztorysie. Każda pozycja powinna być także udowodniona poprzez: faktury kosztowe, oferty podwykonawców, kopie umów, odpowiedzi na zapytania itd. Warto przy tym zadbać, aby przedkładanie dokumenty były aktualne (wartość dowodowa faktur sprzed dwóch lat jest niewielka) i szczegółowe (najlepiej z oznaczeniami modeli, typów czy parametrów). Im więcej takich dowodów uzyskamy, tym lepiej będą wyglądać nasze wyjaśnienia.
 

Czy warto przywołać w wyjaśnieniach wyniki analogicznych zamówień?

Żaden dokument nie wskazuje na konieczność porównania swojej oferty z innymi. Nie oznacza to jednak, że uzupełnienie wyjaśnień rażąco niskiej ceny o informacje z otwarcia ofert innych, podobnych zamówień będzie błędem. Wręcz przeciwnie. Wielu zamawiających przekona taki argument, szczególnie jeśli opisana sytuacja miała miejsce w podobnym czasie i miejscu. Dzięki temu będą mogli zadzwonić do zamawiającego, podpytać o szczegóły realizacji, dowiedzieć się, czy przy takich kosztach faktycznie da się uzyskać wymaganą jakość. Analiza rynku to zawsze dobry pomysł na to, jak wygrywać przetargi.
Skąd wziąć wyniki zamówień, które mogą posłużyć jako środek dowodowy w wyjaśnieniach dotyczących rażąco niskiej ceny? Zachęcamy do odwiedzenia bazy przetargów oferent.com.pl, gdzie można uzyskać taki dostęp.

Czego nie robić podczas wyjaśniania rażąco niskiej ceny?

Obserwujemy rynek zamówień publicznych od wielu lat. Dzięki temu doskonale wiemy, że wykonawcy dalej mają problem z uzasadnieniem rażąco niskiej ceny. Choć brak statystyk w tym względzie, co najmniej połowa tego typu sytuacji kończy się odrzuceniem oferty z przetargów wojskowych, budowlanych czy usługowych. Dlaczego tak się dzieje? Niestety wykonawcy wierzą, że ich ogólnikowe argumenty są wystarczające. Nie chcą też marnować swojego czasu na zdobywanie dowodów i tworzenie skomplikowanych modeli wyliczeń. Najczęściej popełniane przez nich błędy to:

• Ogólniki – „mamy nowsze maszyny, które zużywają mniej prądu”, „nasz dostawca przy dużym zamówieniu oferuje rabat do 30%!”, „od lat współpracujemy z podwykonawcą, który nie zmienia swoich stawek”.
• Brak dowodów.
• Błędny zakres zamówienia – np. brak odniesienia się do dodatkowych kosztów ujętych w projekcie umowy, na szkicach czy dokumentacji technicznej.
• Wysłanie wyjaśnień po terminie wyznaczonym przez zamawiającego.

1. Art. 224 ustawy Pzp.
2. Katalog kwestii do poruszenia w piśmie definiuje art. 224 ust. 3 ustawy Pzp.