Kiedy należy sporządzić Specyfikację Warunków Zamówienia

Jednym z podstawowych dokumentów zamówienia publicznego jest Specyfikacja Warunków Zamówienia (w poprzednim stanie prawnym było to Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia). To w nim ujmuje się takie informacje jak: skrócony opis przedmiotu zamówienia, podstawy wykluczenia, obowiązek zapłaty wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz inne. Dokładne poznanie jego układu i specyfiki pozwala wykonawcom szybko weryfikować treść. Zgodnie z zapisami ustawy Pzp nie zawsze jednak Specyfikacja Warunków Zamówienia jest wymagana.

Przetargi – kiedy wymagana jest Specyfikacja Warunków Zamówienia?

Ogłoszenia przetargowe to przede wszystkim projekty realizowane z wykorzystaniem trybu podstawowego. Zgodnie ze Sprawozdaniem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z funkcjonowania systemu zamówień publicznych w 2021 roku w zamówieniach o wartości poniżej progów unijnych ponad 89% wyborów wykonawców dokonano właśnie z wykorzystaniem trybu podstawowego. Praktycznie w większości tego typu postępowań obowiązkowym dokumentem była Specyfikacja Warunków Zamówienia.

Warto jednak zwrócić uwagę na pozostałe dostępne narzędzia dla wykonawców. Opis potrzeb i wymagań (szerzej opisany poniżej), to dokument przygotowywany, gdy zlecenia budowlane z rynku zamówień publicznych realizowane są w trybie:

• Negocjacji z ogłoszeniem (na podstawie Art. 156 ustawy Pzp),
• Dialogu konkurencyjnego (na podstawie Art. 156 ustawy Pzp zmodyfikacjami wynikającymi z art. 174),
• Partnerstwa innowacyjnego (na podstawie Art. 156 ustawy Pzp z modyfikacjami wynikającymi z art. 191 i 202),
• Trybu podstawowego z negocjacjami (na podstawie Art. 282 ustawy Pzp),


• Inną możliwością jest także:



 
• Zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia (realizowane na podstawie Art. 210 Ustawy Pzp) z późniejszym zaproszeniem do składania ofert (realizowane na podstawie Art. 212 ust. 2 i 3 ustawy Pzp).
• Zaproszenie do negocjacji (realizowane na podstawie Art. 217 ustawy Pzp) w ramach trybu zamówienia z wolnej ręki.
• Zaleca się poznać specyfikę każdego z tych dokumentów, gdyż pozwala to odpowiednio przygotować się wykonawcy do procesu składania ofert.

Przetargi  – co to jest opis potrzeb i wymagań

Przez opis potrzeb i wymagań stanowiący podstawę realizacji części zleceń budowlanych z rynku zamówień publicznych należy rozmieć dokument utworzony przez zamawiającego mający na celu określenie charakteru i zakresu zamówienia. Ujmuje się w nim także wymagania formalne i proceduralne obowiązujące w danym przetargu. Opis potrzeb i wymagań jest publikowany na stronie internetowej prowadzonego postępowania i z założenia jest bardziej ogólny niż SWZ. Zawarte w nim informacje są w kolejnym etapie zamówienia uszczegóławiane i precyzowane. Przykładowy zakres informacji ujętych w omawianych dokumencie wygląda następująco:

• Przedmiot zamówienia wraz z wykazem zakresu.
• Wymagane parametry techniczne.
• Opis stanu istniejącego i projektowanego.
• Uwagi dodatkowe (np. dopuszczenie rozwiązań równoważnych).
• Załączniki (np. plan zagospodarowania terenu, projekt stałej organizacji ruchu, pozwolenie na budowę, szkice sytuacyjne i inne).

Ogłoszenia przetargowe - zaproszenie do negocjacji

W trybie udzielania zamówienia z wolnej ręki, zamawiający udziela przetargów  konkretnemu wykonawcy. Wszczęcie postępowania następuje poprzez przekazanie mu zaproszenia do negocjacji. W dokumencie tym ujmuje się:

• Nazwę oraz adres zamawiającego.
• Tryb udzielenia zamówienia.
• Opis przedmiotu zamówienia.
• Szacunkową wartość zamówienia.
• Kody CPV.
• Termin realizacji zamówienia.
• Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków.
• Podstawy wykluczenia.
• Możliwość wykorzystania podwykonawców.
• Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie ma dostarczyć Wykonawca w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz niepodlegania wykluczeniu.
• Miejsce i termin negocjacji.
• Sposób porozumiewania się z zamawiającym.

Tryb z wolnej ręki można wykorzystywać tylko w konkretnych sytuacjach, szczegółowo określonych w ustawie Pzp.

Zlecenia budowlane z rynku zamówień publicznych – przede wszystkim należy czytać dokumentację zamówienia

Niezależnie czy w skład dokumentacji zamówienia wchodzi Specyfikacja Warunków Zamówienia, opis potrzeb i wymagań czy zaproszenie do negocjacji, kluczem dobrze przygotowanej oferty jest dokładna lektura. Wykonawca musi poznać projekt, wszystkie jego pułapki i mocne strony. Dopiero na tej podstawie jest w stanie przygotować rzetelny kosztorys i ofertę. Kluczowe jest także skonfigurowanie parametrów propozycji pod kryteria oceny ofert. Dzięki temu szansa na wygrane przetargi jest większa.