Klauzule przeglądowe, a zmiana terminu umowy

Każdy zamawiający i podmiot realizujący przetargowe zlecenia budowlane wie, że czasami nie da się utrzymać pierwotnego terminu wykonania. Okoliczności przeszkadzających w działaniu zgodnym z harmonogramem może być wiele. Ich szczegółowy wykaz został zawarty w dokumencie „Przykładowe klauzule przeglądowe w umowach o roboty budowlane, czyli klauzule dotyczące zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp”.

W tym artykule podpowiadamy, co musi się wydarzyć, aby móc zgodnie z prawem aneksować umowę na przetargowe zlecenia budowlane w zakresie terminu wykonania.

Ogłoszenia przetargi - co to są klauzule przeglądowe?

Klauzule przeglądowe to inaczej mówiąc klauzule umowne, nadające prawo modyfikacji umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie określonym art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. Aby możliwe było skorygowanie zapisów kontraktu bez przeprowadzenia nowego postępowania, niezbędne jest przewidzenie takiej możliwości w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia właśnie poprzez wpisanie odpowiedniej klauzuli przeglądowej. Muszą one:

• Określać rodzaj i zakres zmian.
• Określać warunki wprowadzenia zmian.
• Zapewnić brak wpływu na ogólny charakter umowy.

Wykorzystanie klauzul przeglądowych w przetargowych zleceniach budowlanych daje możliwość kształtowania kontraktu na dużym poziomie elastyczności. W ten sposób realizacja inwestycji nawet w trudnych warunkach gospodarczych (przerwane łańcuchy dostaw, inflacja, braki podzespołów) przebiega w komforcie dla obu stron porozumienia.

Ogłoszenia przetargi  – jak powinny być sformułowane klauzule przeglądowe?

Problem poprawnego formułowania klauzul przeglądowych trapi wielu zamawiających. Najczęściej o wątpliwościach związanych z wykorzystaniem ich treści dowiadują się już podczas realizacji umowy. To trochę za późno na korektę, przez co zwykłe wydłużenie kontraktu lub zmiana wysokości wynagrodzenia muszą być rozpatrywane przez kancelarie prawne. Można tego uniknąć poprzez formułowanie jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych. W praktyce oznacza to, że zamawiający określając zakres modyfikacji kontraktu, powinien:

• Wskazać, które elementy umowy mogą ulec zmianie (do wyboru jest między innymi termin realizacji czy wysokość zapłaty wynagrodzenia).
• Wyznaczyć granice zmiany poprzez zdefiniowanie wskaźników wpływających na jej kształt.
• Określić charakter zmian – czy będą one automatyczne czy negocjacyjne. W obu przypadkach niezbędne jest sformułowanie przesłanek, których zaistnienie upoważni do podjęcia dialogu lub spowoduje korektę.

Kluczowe w tym kontekście jest dokładne przeanalizowanie potrzeb oraz zidentyfikowanie ryzyk, które mogą generować konieczność zmiany umowy na roboty budowlane w przetargach.

Ogłoszenia przetargi – zlecenia budowlane to szczególnie trudny przypadek

Przetargowe zlecenia budowlane, szczególnie te większe, charakteryzuje zwykle wysoki poziom skomplikowania. Wpływ na należytą realizację ma tu dużo czynników, w tym: okoliczności zewnętrzne (atmosferyczne, geologiczne prawne, powstałe kolizje) oraz konieczność zakończenia dzieła w ograniczonym czasie. Uwzględniając specyfikę branży oraz szybki postęp technologiczny, oprócz tradycyjnych klauzul dotyczących warunków płatności, terminu wykonania oraz wysokości wynagrodzenia, można, a nawet trzeba rozważyć wprowadzenie do umowy klauzul w zakresie:

• Podwykonawców lub personelu wykonawcy.
• Odbiorów oraz uzyskiwania stosownych pozwoleń, uzgodnień.
• Modyfikacji technologii wykonania robót lub zastosowania alternatywnych materiałów.
• Zdarzeń nietypowych, niemożliwych do przewidzenia przez żadną ze stron (np. dotyczących znalezisk archeologicznych).
• Częściowego zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy – ta sytuacja zdarza się, gdy na skutek czynników zewnętrznych, nie można zakończyć pewnego etapu prac umowy na roboty budowlane w przetargach.

Przetargowe zlecenia budowlane – zmiana terminu

Zmiana terminu realizacji umowy na roboty budowlane w przetargach jest możliwa w przypadku wystąpienia jedenastu przesłanek. Należą do nich:

• wyjątkowo niesprzyjające warunki atmosferyczne uniemożliwiające prowadzenie robót budowlanych.
• opóźnienia innych inwestycji lub prac prowadzonych przez Zamawiającego lub innych zamawiających, które to inwestycje lub prace kolidują z wykonaniem przedmiotu umowy,
• opóźnienia Zamawiającego w wykonaniu jego zobowiązań wynikających z Umowy lub innych przepisów prawa,
• opóźnienia organów administracji publicznej w wydaniu decyzji administracyjnych, zezwoleń, opinii, uzgodnień lub innych aktów administracyjnych, których wydanie jest niezbędne dla dalszego wykonywania robót budowlanych w przetargach,
• opóźnienia w uzyskaniu wymaganych uzgodnień, opinii, aprobat od podmiotów trzecich, jeśli to opóźnienie powstało z przyczyn nieleżących po stronie Wykonawcy,
• wstrzymanie wykonania umowy lub jej części przez Zamawiającego lub organ władzy publicznej z przyczyn nieleżących po stronie Wykonawcy (przykładem takiej sytuacji były restrykcyjne obostrzenia zdrowotne na początku pandemii koronawirusa),
• wystąpienie awarii na terenie budowy, za którą odpowiedzialności nie ponosi Wykonawca,
• wystąpienie okoliczności uprawniających do zmiany przedmiotu Umowy,
• zmiany po upływie składania ofert powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
• wystąpienie siły wyższej, która uniemożliwiła lub istotnie ograniczyła możliwość wykonania przedmiotu Umowy albo jej części,
• niedostępność lub obiektywne trudności z dostępem do czynników produkcji (w szczególności surowców, materiałów lub urządzeń) lub rynku pracy, co utrudnia możliwość wykonania przedmiotu Umowy, tj. w szczególności powoduje opóźnienie w postępie robót, a Wykonawca, pomimo zachowania należytej staranności nie mógł temu zapobiec.

W praktyce gospodarczej najczęściej występującą okolicznością są opóźnione terminy dostaw materiałów oraz przedłużające się procedury administracyjne. Skorzystanie z możliwości aneksowania umowy wymaga w tym wypadku wystąpienia z wnioskiem, szczegółowo uzasadniającym konieczność przesunięcia terminu wykonania.

Ogłoszenia przetargi – a co jeśli w umowie nie ma zawartych klauzul przeglądowych?

Jedną z kluczowych zasad zamówień publicznych jest jednostronne przygotowanie wzoru umowy. Wykonuje go zamawiający i to on ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność zapisów z obowiązującą wykładnią prawną (w tym z art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp). Nie oznacza to jednak, że wykonawcy nie mogą poprosić na etapie składania ofert o wyjaśnienia treści oraz zmiany. W ten sposób, już w momencie kalkulacji ceny ofertowej mają wiedzę, czy w ostatecznym kontrakcie znajdą się pożądane klauzule przeglądowe. Co jeśli ich prośba nie spotka się z uznaniem zamawiającego? W tej sytuacji mogą albo zaniechać składania oferty na przetargowe zlecenia budowlane, albo nastawić się na ewentualne negocjacje w przypadku wystąpienia okoliczności skutkujących koniecznością zmiany terminu umowy.