Osiem zasad udzielania zamówień publicznych

 

Zamówienia publiczne stanowią istotny element funkcjonowania gospodarki rynkowej. Statystyki pokazują, że ich wartość w 2022 roku wyniosła prawie 275 miliardów złotych co stanowiło około 8,93% produktu krajowego brutto. Z tego względu niezwykle ważne jest zapewnienia równego dostępu do postępowań dla różnych podmiotów oraz efektywne wykorzystanie środków publicznych. Na straży prawidłowości działania rynku stoi osiem zasad, których przestrzeganie jest na bieżąco kontrolowane przez odpowiednie organy. W niniejszym artykule przyjrzymy się każdej z tych reguł, analizując ich znaczenie oraz wpływ na proces udzielania zamówień publicznych.

 

Zasada równego traktowania i uczciwej konkurencji

 

W artykule 16 ustawy Pzp sformułowano trzy podstawowe zasady przygotowania i przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia. Pierwszą z nich jest zasada równego traktowania i uczciwej konkurencji. Zakłada ona, że prowadzone postępowanie winno być zgodne z prawem, dobrymi obyczajami oraz interesem przedsiębiorcy bądź klienta. Tym samym zamawiający powinni zapewniać równy dostęp grupom wykonawców i ograniczać wykorzystywanie pozycji monopolistycznej. Realizacja zamówienia zgodnie z tą regułą umożliwia wybór najlepszej oferty spośród wszystkich możliwych, co przyczynia się do optymalnego wykorzystania publicznych środków finansowych oraz promuje uczciwą konkurencję na rynku

 

 

Zasada przejrzystości

 

Zasada przejrzystości wymaga, aby cały proces udzielania zamówień publicznych był jasny i zrozumiały dla wszystkich zainteresowanych stron, w tym dla potencjalnych wykonawców oraz społeczeństwa. Obejmuje to publikację ogłoszeń o zamówieniach, specyfikacji warunków zamówienia (SWZ), kryteriów oceny ofert oraz informacji dotyczących procedury wyboru wykonawcy. Przejrzystość procesu umożliwia śledzenie postępów, minimalizuje ryzyko korupcji i faworyzowania określonych podmiotów oraz zwiększa zaufanie do instytucji publicznych.

 

Zasada proporcjonalności

 

Zasady udzielania zamówień publicznych nie mogą się obyć bez proporcjonalności. Ta reguła polega na tym, że zamawiający powinni dobierać środki i procedury stosowane przy realizacji przetargów w sposób analogiczny do wartości oraz charakteru zamówienia. Oznacza to, że im większa jest wartość danego zadania, tym pokaźniejsze wymagania i bardziej skomplikowane mogą być procedury. Przykładowo jeśli projekt polega na termomodernizacji budynku szkoły podstawowej, a jego wartość oszacowano na poziomie jednego miliona złotych, niezasadne może być żądanie od wykonawców:
    • zabezpieczenia wadialnego na poziomie 125 000 złotych (12,5%),
    • potwierdzenie wykonania podobnej umowy wartości minimum 5 milionów złotych,
    • rejestracji działalności gospodarczej minimum na 5 lat przed złożeniem oferty.

 

 

 

Zasada efektywności

 

Kolejne trzy zasady udzielania zamówień publicznych zdefiniowano w artykule 17 ustawy Pzp. Reguła efektywności odnosi się do konieczności zapewnienia, aby procedury stosowane w procesie udzielania zamówień były prowadzone w sposób efektywny i osiągały zamierzone cele. Oznacza to, że procedury te powinny być zoptymalizowane pod względem czasu, kosztów oraz jakości, aby zapewnić najlepsze możliwe rezultaty dla zamawiającego oraz społeczeństwa jako całości. W praktyce mówimy tu o konieczność wyboru takiej oferty, która zapewnia optymalne warunki w zakresie ceny, jakości oraz wspływu na środowisko i społeczeństwo.

 

 

Zasada udzielenia zamówienia wykonawcy wybranemu w trybie Pzp

 

Zasada udzielenia zamówienia wykonawcy wybranemu w trybie Pzp odnosi się do konieczności przestrzegania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przy rozstrzyganiu przetargu. Wybór wykonawcy musi odbywać się w oparciu o kryteria określone w SWZ oraz przepisach dotyczących zamówień publicznych. Co do zasady zmiana wykonawcy projektu jest niedozwolona, poza przypadkiem określonym w art. 455 ust. 1 pkt 2 Pzp tj, gdy „łączna wartość jest mniejsza niż progi unijne oraz jest niższa niż 10% wartości pierwotnej umowy, w przypadku zamówień na usługi lub dostawy, albo 15%, w przypadku zamówień na roboty budowlane, a zmiany te nie powodują zmiany ogólnego charakteru umowy”.

 

 

Zasada bezstronności i obiektywizmu

 

Zasada bezstronności i obiektywizmu zakłada, że proces udzielania zamówień publicznych powinien być prowadzony w sposób neutralny i obiektywny, bez jakiegokolwiek faworyzowania lub dyskryminacji określonych podmiotów. Obejmuje to zapewnienie, że w tworzeniu i zarządzaniu postępowaniem nie będą brały udziału osoby w żaden sposób związane z wykonawcą (konflikt interesów). Należy podkreślić, że artykuł 17 ustawy Pzp działa przez całe postępowanie, a więc od przygotowania dokumentacji (opisu przedmiotu zamówienia, doboru kryteriów, opracowanie wzoru umowy), aż do podpisania kontraktu. Przez konflikt interesów należy rozumieć:

• sytuację, gdy osoby zaangażowane w postępowanie ubiegają się o udzielenie tego zamówienia,
• jeśli te jednostki pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostają we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
• gdy osoby w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą, otrzymywały od wykonawcy wynagrodzenie z innego tytułu lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
• pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia z uwagi na posiadanie bezpośredniego lub pośredniego interesu finansowego, ekonomicznego lub osobistego w określonym rozstrzygnięciu tego postępowania.

Co istotne, kwestie konfliktu interesu powinny być weryfikowane przez zamawiającego, nie zaś wykonawcę. Jak zauważa Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z dnia 12 marca 2015 r. w sprawie C-538/13 eVigilo „Instytucja zamawiająca jest, w każdym wypadku, zobowiązana sprawdzić, czy istnieje ewentualny konflikt interesów i podjąć odpowiednie działania celem zapobieżenia powstania takiego konfliktu, wykrycia go lub zaradzenia mu".

 

 

Zasada jawności

 

Zasada jawności stanowi, że cały proces udzielania zamówień publicznych powinien być przejrzysty i dostępny dla wszystkich zainteresowanych stron. Oznacza to, że wszelkie dokumenty i informacje związane z procedurą przetargową powinny być ogólnodostępne, chyba że istnieją przesłanki do zachowania ich tajemnicy. Zostały one szczegółowo przedstawione w art. 18 ustawy Pzp i dotyczą między innymi:

• nieujawniania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa,
• zachowania poufnego charakteru informacji przekazanych wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia
• ochrony prywatności lub interesu publicznego.

 

 

Czy zasada jawności stanowi, że wszystkie przetargi powinny być dostępne w jednej, centralnej platformie? Niestety nie. Każdy zamawiający ma obowiązek informowania o tym na swojej stronie internetowej. A znalezienie jej w sieci wcale nie musi należeć do zadań prostych. Właśnie dlatego tak dużą popularnością cieszy się wyszukiwarka przetargów oferent.com.pl. Zawiera ona informacje o wszystkich aktualnie prowadzonych postępowaniach, które można filtrować względem interesujących parametrów.

 

 

Zasada pisemności i języka polskiego

 

Zasady udzielania zamówień publicznych ogniskują się także wokół formy. Ustawa Pzp w art. 20 mówi o pisemnym charakterze przetargów. Jak należy to rozumieć? Wszystkie dokumenty związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, w tym ogłoszenia, oferty, protokoły i umowy, muszą być sporządzone w formie pisemnej i w języku polskim. Należy wyraźnie odróżnić kwestię pisemności od formy pisemnej określonej w Kodeksie cywilnym. W praktyce oznacza to konieczność zastosowania takich środków przekazu , które zapewniają wyrażanie informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić. Dopuszcza się także przekazywanie tych treści przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Od tej zasady są wyjątki, jak chociażby dopuszczalność komunikacji ustnej w toku negocjacji lub dialogu, a także w odniesieniu do informacji, które nie są istotne, czyli nie odnoszą się do ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów przetargu. Również kwestia używania języka polskiego ma swoje odstępstwa. W uzasadnionych przypadkach zamawiający ma bowiem możliwość dopuszczenia wniosków czy oświadczeń składanych w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym.

 

 

FAQ

 

Czy wykonawca powinien znać zasady udzielania zamówień publicznych?

Tak. Dzięki temu zwiększa swoje szanse na wygranie przetargu, unika błędów i ryzyka odrzucenia oferty, buduje profesjonalny wizerunek własnej marki oraz chroni interes firmy.

Co zrobić, jeśli zamawiający nie przestrzega zasad udzielania zamówień publicznych?

W pierwszej kolejności warto podjąć kontakt z zamawiającym. Może się bowiem okazać, że jego działanie nie jest celowe. W ten sposób przyspieszymy tok postępowania. Jeśli zamawiający zignoruje naszą prośbę, możemy zwrócić się z odpowiednim wnioskiem do Krajowej Izby Odwoławczej.

Czy zasady zamówień publicznych są w Polsce łamane?

Prawo zamówień publicznych jest skomplikowane i podlega ciągłej ewolucji. Mimo elektronizacji przetargów nadal zdarzają się sytuacje, gdy niektórzy zamawiający nie postępują zgodnie z wytycznymi. Trzeba mieć to na uwadze i walczyć o swoje prawa.