Jak walczyć o umowę w sprawie realizacji zamówienia publicznego – case study

Zdobycie zlecenia na roboty budowlane, usługi lub dostawy z rynku zamówień publicznych wymaga trzymania się procedur określonych w Ustawie Pzp. Dotyczy to zarówno momentu składania oferty, jak i etapu poprzedzającego wybór wykonawcy. Ostateczne wyniki przetargów są publikowane dopiero wtedy, gdy załatwione zostaną wszelkie formalności związane z przekazaniem zamawiającemu podmiotowych środków dowodowych. Jak pokazuje praktyka, nie zawsze przebiega to tak płynnie, jak życzyliby sobie uczestnicy postępowania. W tym artykule spojrzymy na przykładowe problemy z wysyłką podmiotowych środków dowodowych, które mogą być przestrogą dla firm szukających nowych zleceń na roboty budowlane, usługi lub dostawy. Pokażemy także, że zawsze warto walczyć o nowe umowy.
 

Czym są podmiotowe środki dowodowe?

Podmiotowe środki dowodowe składane na nowe przetargi budowlane lub inne to dokumenty potwierdzające brak podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji. Wyjątkiem jest tu oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Ustawy Pzp.

Jakich środków może żądać zamawiający od wykonawcy? Szczegółowe informacje w tym zakresie wyznacza Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy. Należą do nich między innymi:

• informacje z Krajowego Rejestru Karnego,
• oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji,
• dokumenty potwierdzające, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej,
• wykaz robót budowlanych,
• wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego,
• opis urządzeń technicznych oraz środków organizacyjno-technicznych stosowanych przez wykonawcę w celu zapewnienia jakości oraz opisu zaplecza naukowo-badawczego wykonawcy,
• oświadczenia na temat wielkości średniego rocznego zatrudnienia u wykonawcy oraz liczebności kadry kierowniczej.

Zamawiający wzywa wykonawcę do złożenia podmiotowych środków dowodowych:

• w terminie nie krótszym niż 10 dni, dla zamówień o wartości przekraczającej progi unijne (art. 126 ustawy Prawo zamówień publicznych),
• w terminie nie krótszym niż 5 dni, dla zamówień krajowych (art. 274 ust. 1).

Brak złożenia środków w terminie

Co do zasady brak złożenia podmiotowych środków dowodowych w terminie skutkuje odrzuceniem oferty. Zdarzają się jednak odstępstwa od tej reguły. Jedną z nich rozpatrywała Krajowa Izba Odwoławcza, a wnioski z postępowania opublikowano w dniu 29 czerwca 2021 roku pod sygn. akt KIO 1649/21. W rzeczonej sytuacji zamawiający wezwał wykonawcę do złożenia podmiotowych środków dowodowych do dnia 29 kwietnia 2021 roku. Wykonawca przesłał komplet dokumentów 29 kwietnia o godzinie 22.29. Niestety z uwagi na duży rozmiar załączników, serwer pocztowy zamawiającego nie dostarczył wiadomości. Po kontakcie wykonanym w kolejnym dniu roboczym firma przesłała rzeczone środki dowodowe w dwóch oddzielnych wiadomościach. W odpowiedzi zamawiający odrzucił ofertę tego wykonawcy, informując przy tym, że wiadomości wpłynęły po wyznaczonym terminie. Wątpliwości wykonawcy budziło, czy odrzucenie oferty było zasadne. W wyniku wniesienia odwołania zamawiający uwzględnił zarzuty w zakresie nieuznania terminowego złożenia dokumentów i wyjaśnień. Brak przekazania informacji dotyczącej limitu rozmiaru pojedynczej wiadomości mógł spowodować, że wykonawca nie zwrócił uwagę na automatyczną odpowiedź serwera. Jego działanie nie było także podyktowane złą wolą. Ten przykład dobrze pokazuje, że jeśli wykonawca jest przekonany do swoich racji, powinien składać odwołanie.

Zlecenia na roboty budowlane, usługi i dostawy – brak podpisów na środkach dowodowych

Uważny czytelnik na pewno zapyta – skąd wyrok KIO w przywołanej przed chwilą sprawie, skoro zamawiający sam uznał odwołanie wykonawcy. Otóż ta historia ma swój ciąg dalszy. Wykonawca wysyłając swoją ofertę na nowe przetargi budowlane, opatrzył podpisem kwalifikowanym jedynie pismo przewodnie. Pozostałe przedłożone dokumenty dowodowe nie zostały w ogóle podpisane. W związku z powyższym nie ulega wątpliwości, że nie została zachowana wymagana forma złożonych dokumentów określona w § 6 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie. Jak się jednak okazuje, decyzja o odrzucenia oferty na tej podstawie była jednak przedwczesna.
Izba wskazała, że zamawiający nie dopełnił obowiązku wyznaczenia nowego terminu na przesłanie dokumentów i wyjaśnień. „Literalna wykładnia przepisu zawartego w art. 128 ust. 1 ustawy P.z.p. pozwala na wniosek, że wykonawca nie może rzeczonych dokumentów uzupełniać z własnej inicjatywy, lecz wyłącznie na wezwanie zamawiającego i w wyznaczonym przez niego terminie. Dokumenty przesłane przez odwołującego w dniu 30 kwietnia 2021 r., jako złożone niezgodnie z dyspozycją art. 128 ust. 1 ustawy P.z.p., nie powinny być przez zamawiającego oceniane”. Na podstawie tego wyroku zamawiający wezwał po raz kolejny wykonawcę do uzupełnienia dokumentów, a ten ostatni złożył podmiotowe środki dowodowe prawidłowo podpisane. W ostatecznych wynikach przetargu to właśnie on został wskazany jako zwycięzca.