Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Jedną z nadrzędnych zasad zamówień publicznych jest jawność. Szeroki dostęp do informacji na temat składanych ofert, powodów odrzucenia propozycji czy przyznanych punktów w różnych kryteriach zapewniać ma protokół postępowania. Jest on obligatoryjnym dokumentem dla wielu typów zamówień, w tym tych z sekcji przetargi Białystok lub TVP przetargi. Kto go sporządza? Co musi w nim zawrzeć? Jak go udostępnia? O tych i innych informacjach traktować będzie niniejszy artykuł.

TVP przetargi – gdzie szukać podstaw prawnych

Ustawa z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych poświęca cały rozdział na kwestie dokumentowanie przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia. Dodatkowo sporządzono oddzielne opracowanie, regulujące zakres wszystkich istotnych czynności, które winny być sukcesywnie dokumentowane w toku postępowania. Chodzi tu mianowicie o Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 roku w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Załącznikami do wskazanego aktu są także wzory protokołów postępowania dla różnych trybów zamówienia, w tym chodzi tu między innymi o:

• Przetargi prowadzone w trybie podstawowym
• Przetargi prowadzone w trybie negocjacji bez ogłoszenia
• Przetargi prowadzone w trybie partnerstwa innowacyjnego
• Przetargi prowadzone w trybie dialogu konkurencyjnego

Przetargi Białystok - czym jest protokół postępowania w nowej ustawie Pzp?

Artykuł 7 punkt 19 nowej ustawy Prawo zamówień publicznych definiuje protokół postępowania jako dokument sporządzany przez zamawiającego, który ma za zadanie potwierdzić przebieg postępowania o udzielenie zamówienia. Już w tym miejscu warto podkreślić różnice w wykładni w stosunku do obowiązującej do niedawna ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku. Przepis ten brzmiał dokładnie tak: „należy przez to rozumieć dokument sporządzany przez zamawiającego w formie pisemnej, który potwierdza przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego”. Obecnie ustawodawca zdjął obowiązek sporządzania protokołu w formie pisemnej. Zamawiający organizujący przetargi sam określa, czy woli przygotować go w tradycyjnej formie papierowej, czy decyduje się na postać elektroniczną. Ważne natomiast, aby wybrany wariant potwierdzał „pisemność” dokumentacji rozumianą jako „sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić”.

TVP przetargi – co powinno znaleźć się w protokole postępowania?

Żeby określić minimalny zakres informacji niezbędny do zamieszczenia w protokole postępowania, należy sięgnąć po art. 72 pkt 1 ustawy Pzp. Czytamy tam między innymi, że obowiązkowymi elementami są:

• nazwa i adres zamawiającego,
• przedmiot i wartość zamówienia, na przykład z sekcji przetargi Białystok,
• tryb udzielenia zamówienia i przedstawienie okoliczności uzasadniających zastosowanie danego trybu,
• wartość umowy,
• powody odstąpienia od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych,
• szczegółowe wyniki badania i oceny ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (niezbędne jest także podanie imion, nazwisk albo nazw wykonawców, numerów identyfikacji podatkowej (NIP) lub numerów identyfikacyjnych REGON),
• powody unieważnienia postępowania,
• informacje o istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 i 3 (dotyczy konfliktu interesów),
• informacje o złożonych oświadczeniach na przetargi, o których mowa w art. 56 ust. 4;
• imię i nazwisko albo nazwę wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, wraz ze wskazaniem powodów wyboru oferty
• wskazanie części zamówienia lub umowy ramowej, która będzie powierzona podwykonawcom oraz ich dane identyfikacyjne (jeżeli są już znani),
• imiona i nazwiska członków komisji przetargowej i innych osób, które wykonywały czynności w prowadzonym postępowaniu,
• uzasadnienie nadzwyczajnych okoliczności, o których mowa w art. 415 ust. 3 lub w art. 422 ust. 3, w przypadku zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa,
• uzasadnienie przekroczenia limitu 50% wartości zamówienia, o którym mowa w art. 455 ust. 1 pkt 3 lit. c, w przypadku zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

Czy to wszystko? Niekoniecznie. Są jeszcze informacje dodatkowe, które szczegółowo reguluje § 3 ww. Rozporządzenia. Istotne z punktu widzenia zamawiającego organizującego przetargi są także załączniki do postępowania. Stanowią je wszelkie dokumenty tworzone w toku postępowania i to zarówno ze strony zamawiającego, jak i wykonawców. Załącznikami do protokołu postępowania z sekcji TVP przetargi lub innej będą zatem:

• oferty,
• opinie biegłych,
• oświadczenia i formularze,
• protokoły przeprowadzonych wizji lokalnych,
• zawiadomienia i wnioski,
• dowód przekazania ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej,
• umowa w sprawie zamówienia,
• inne dokumenty i informacje (np. SWZ, wnioski o wyjaśnienie treści specyfikacji, wyjaśnienia i zmiany dokumentacji).

Przetargi Białystok - udostępnienie protokołu
Udostępnienie protokołu postępowania jest jawne i dostępne na wniosek podmiotu zainteresowanego. Co to zasady następuje w każdym momencie, w którym zamawiający otrzyma właściwy wniosek z prośbą o dokonanie tej czynności. Powyższe powinno nastąpić niezwłocznie. Również załączniki do protokołu objęte są wyżej opisanymi wskazaniami, chyba że mowa tu o załącznikach objętych dyspozycją szczególną. Je udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania. Z kolei propozycje składane przez wykonawców udostępnia się niezwłocznie po otwarciu ofert, jednak nie później niż w terminie 3 dni od dnia otwarcia.