Termin związania wykonawcy ofertą w nowym prawie zamówień publicznych

Kwestia terminu związania ofertą rodziła w ostatnich latach szereg wątpliwości w wielu postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Dotyczyło to przede wszystkim sekcji przetargi roboty budowlane, gdzie prolongaty terminu okazywały się czasami przeszkodą w zawieraniu umów wartych kilkadziesiąt milionów złotych. Czy nowa ustawa Pzp wyjaśniła wszelkie rozbieżności interpretacyjne?

Przetargi roboty budowlane - czym jest termin związania ofertą i ile wynosi?

Związanie ofertą to pojęcie wprowadzone na grunt zamówień publicznych. Oznacza ono, że wykonawca zobowiązany jest w podanym okresie zawrzeć umowę na warunkach, jakie zamieścił w sformułowanej propozycji. Teoretycznie w dyskusji o terminie związania ofertą nie ma znaczenia czy zamówienie pochodzi z sekcji przetargi roboty budowlane, czy chodzi o dostawę artykułów biurowych lub zlecenie wykonania wycinki drzew. Używamy słowa teoretycznie z pełną świadomością.

Ustalenie terminu związania ofertą jest bowiem ściśle skorelowane z wysokością zamówienia i typem przedsięwzięcia. Inne są wytyczne dla robót budowlanych niż dla dostaw i usług. Jak przedstawia się to konkretnie na gruncie nowego Pzp?

• Zamówienia o wartości krajowej przewidują maksymalny okres związania ofertą na poziomie 30 dni.
• Zamówienia o wartości przekraczającej progi unijne, ale jednocześnie mniejszej niż 20 000 000,00 EUR dla robót budowlanych i 10 000 000,00 EUR dla dostaw i usług, przewidują maksymalny okres związania ofertą na poziomie 90 dni.
• Najdłuższy okres związania ofertą – aż 120 dni – przewidziano dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej 20 000 000,00 EUR dla robót budowlanych i 10 000 000,00 EUR dla dostaw i usług.

Ustawodawca wyszedł ze słusznego założenia, że prowadzenie postępowań z sekcji przetargi roboty budowlane wymaga dużej precyzji i radzenia sobie z często bardzo skomplikowanymi zagadnieniami technicznymi. To wydłuża całą procedurę wyboru oferenta. Tego problemu nie ma przy prostszych zleceniach na usługi i dostawy, zatem tam termin związania ofertą jest krótszy.

Kwestia rozpoczęcia biegu terminu związania ofertą została szczegółowo uregulowana w art. 220 ust. 2 nowego Pzp. Widnieje tam informacja, że termin związania ofertą rozpoczyna się w dniu, w którym upłynął termin składania ofert. Nowe zapisy ustawy zmieniły też formę określenia terminu związania ofertą. Jeszcze do niedawna normą było wskazanie ilości dni. Obecnie każdy zamawiający ma obowiązek określić konkretną datę, do której oferta będzie obowiązująca.
 

Skrócenie terminu związania ofertą

Choć w ustawie nie sformułowano pojęcia skrócenia terminu związania ofertą, praktyka gospodarcza wykształciła je samoistnie. Kiedy może do niego dojść? Sytuacje są właściwie dwie. W pierwszej z nich skrócenie jest efektem awarii systemu informatycznego. Czasami zdarza się, że w dniu zakończenia naboru ofert platforma zakupowa przestaje poprawnie funkcjonować. Zamawiający w tej sytuacji nie ma możliwości wydłużenia terminu związania ofertą, mimo że funkcjonalność oceniania przesłanych dokumentacji jest dla niego ograniczona. W ten sposób zamiast 30 czy 60 dni pozostaje mu do dyspozycji mniejszy okres czas. Innym przypadkiem jest nieuwaga zamawiającego. Jak wskazano wcześniej na gruncie nowej ustawy Pzp, określenie terminu związania ofertą musi nastąpić przez wskazanie konkretnej daty. Co dzieje się w sytuacji, gdy dane postępowanie z sekcji przetargi roboty budowlane lub innej należy zmienić poprzez wskazanie nowego terminu składania ofert? Zamawiający winien w treści SIW skorygować nie tylko termin składania ofert, ale także termin związania. Czasami jednak o tym zapomina. Niedokonanie odpowiedniej modyfikacji skutkuje zatem realnym skróceniem okresu związania oferty.

Przedłużenie okresu związania ofertą

Przedłużenie okresu związania ofertą jest regulacją znaną wykonawcom i zamawiającym. Dochodzi do niej w sytuacji, gdy pod wpływem przedłużającej się procedury wyboru oferenta zbliża się termin związania ofertą. W tej sytuacji zamawiający występuje z odpowiednim wnioskiem do wykonawców, którzy mogą, ale też nie muszą wyrazić zgody na przedłużenie okresu związania przedstawioną propozycją. Taki wniosek prowadzący postępowanie może złożyć jednokrotnie, a termin przedłużenia wynosi odpowiednio:

• 30 dni dla zamówienia o wartości krajowej.
• 60 dni dla zamówienia o wartości przekraczającej progi unijne, ale jednocześnie mniejszej niż 20 000 000,00 EUR dla robót budowlanych i 10 000 000,00 EUR dla dostaw i usług.
• Również 60 dni dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej 20 000 000,00 EUR dla robót budowlanych i 10 000 000,00 EUR dla dostaw i usług.

Co dzieje się w sytuacji, gdy oferent nie wyraził zgody na przedłużenie? Czy jego oferta może zostać wybrana jako najkorzystniejsza? Okazuje się, że istnieje taka możliwość. Zamawiający zwraca się do wykonawcy z pytaniem, czy ten wyraża zgodę na wybór jego oferty. Nie wyrażenie takiej zgody aktualizuje przesłankę odrzucenia oferty, a dodatkowo także obowiązek wezwania przez zamawiającego kolejnego wykonawcy z listy rankingowej, chyba że wystąpią przesłanki unieważnienia postępowania. Na rynku obserwuje się wzrastającą liczbę podmiotów, które decydują się na niewyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Jest to szczególnie zauważalne w sekcji przetargi roboty budowlane, gdzie liczba postępowań jest bardzo duża, a konkurencja rośnie z każdym dniem.
 

Przetargi budowlane Warszawa – czy jest w czym wybierać?

Przez pierwsze półrocze 2021 roku w Polsce zamieszczono 38 762 rekordy w bazie przetargi roboty budowlane. Dotyczyły one bardzo wielu specjalizacji:

• Przebudowy oczyszczalni ścieków.
• Termomodernizacji budynków.
• Przebudowy dróg gminnych.
• Zaprojektowania i wybudowania boiska.
• Wymiany instalacji elektrycznej.
• Budowy oświetlenia drogowego.
• Rewitalizacji parku.

I wielu innych. Spośród tej liczby, aż 8803 zamówień dotyczyło województwa Mazowieckiego, a ponad 4500 sekcji przetargi budowlane Warszawa. Ta tendencja utrzymuje się już od wielu lat. Okazuje się, że firmy zainteresowane przeprowadzeniem prac w stolicy kraju, mają do wyboru każdego dnia aż 25 nowych opcji z sekcji przetargi budowlane. Warszawa jest więc przestrzenią, gdzie ilość zamówień zapewnia przetrwanie dla kilkudziesięciu oferentów, niezależnie od pory roku czy warunków społeczno-gospodarczych.
 

Podsumowanie

Bardzo ważną kwestią zamówień publicznych jest termin związania ofertą. W przypadku przedłużających się procedur wyboru oferenta, zamawiający ma możliwość wystąpić o przedłużenie terminu związania ofertą. Zgoda jest skuteczna tylko wówczas, jeśli oferent zezwoli także na przedłużenie terminu utrzymania wadium. Nowa ustawa Pzp ujednoliciła zapisy dotyczące formy przedłużenia związania ofertą, a także doprecyzowała, jak ujmować odpowiednie zapisy w Specyfikacji Warunków Zamówienia. To duża ulga dla wszystkich wykonawców, także tych zainteresowanych postępowaniami z sekcji przetargi budowlane Warszawa. Jeszcze do niedawno różnorodne interpretacje powodowały problemy z ustaleniem właściwych terminów, co wielokrotnie kończyło się utrata wadium oraz możliwości zawarcia umowy.