ZAPYTANIA OFERTOWE

Zamówienia publiczne stanowią istotny element funkcjonowania współczesnych gospodarek, łącząc interesy sektora publicznego i prywatnego. Specyfika tego procesu ma istotny wpływ na przejrzystość, konkurencyjność oraz efektywność wydatków publicznych. Przetargi pozwalają firmom:

• składać oferty na równi z rozpoznawalnymi markami,
• otrzymywać referencje z prestiżowych realizacji,
• zdobywać nowe rynki,
• otrzymywać terminowe wynagrodzenia w wysokości zaproponowanej w formularzu ofertowym,
• rozwijać kompetencja pracowników,
• zdobywać polecenia w sektorze prywatnym i biznesowym.

Jednocześnie mimo wielu zalet, realizacja zamówień publicznych wiąże się także z wyzwaniami. Mogą być one szczególnie silnie odczuwane przez małe i średnie firmy. Jak wskazuje raport Związku Pracodawców Polskich, do najważniejszych przyczyn tego stanu rzeczy należą¹:

• Ograniczone zasoby finansowe – stosunkowo niewielki budżet wielokrotnie uniemożliwia udział w przetargach o wysokich wartościach szacunkowych.
• Wysokie koszty udziału w przetargach – choć wiele zamówień publicznych jest darmowych, na rynku można także znaleźć takie przetargi, które wymagają poniesienia dużych wydatków na przygotowanie dokumentacji, opłacenie wadium czy zabezpieczenie należytego wykonania umowy.
• Ograniczona znajomość przepisów i procedur przetargowych – małe firmy często nie posiadają odpowiedniej wiedzy i doświadczenia w zakresie przepisów i procedur przetargowych.
• Dyskryminacja – zdarza się, że zamawiający ustalają warunki udziału w postępowaniu, które preferują oferty dużych firm.

Nie bez znaczenia jest także wielkość zamówień publicznych. Chodzi tu nie tylko o potencjalną wartość kontraktu, ale także o jego zakres. Wielokrotnie wykracza on ponad kompetencje jednej branży, co znacząco ogranicza konkurencyjność firm skoncentrowanych na danym rodzaju działań. Przykładem może być tu sytuacja, w której w ramach wykonania termomodernizacji przedszkola publicznego, zamawiający wymaga dokonanie wymiany źródła ciepła na efektywne (np. kocioł na biomasę czy pompę ciepła), budowy ogrodzenia panelowego i wymiany poszycia dachowego.

Wśród rekomendowanych działań, mających poprawić dostępność rynku zamówień publicznych dla MŚP można wymienić:

• upraszczanie przepisów i procedur przetargowych,
• wsparcie finansowe i doradcze,
• edukację i informowanie o zamówieniach publicznych.

Polityka Zakupowa Państwa, jako nadrzędny dokument zawierający wskazówki i wytyczne dla zamawiających z administracji rządowej, wskazuje także narzędzia, które mają zwiększyć odsetek ofert składanych przez firmy z sektora MŚP². Są to:

• podział zamówienia na części,
• umowy ramowe,
• dynamiczny system zakupów,
• wstępne konsultacje rynkowe.

W tym miejscu skupimy się na pierwszej rekomendacji, która ma szansę realnie zreorganizować rynek zamówień publicznych w Polsce.

Podział zamówienia publicznego na części jest jedną z możliwości zwiększenia dostępu małych i średnich przedsiębiorstw do tych zamówień. Zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający musi każdorazowo rozważyć zasadność wykorzystania narzędzia. Ustawodawca unijny stwierdził ponadto, że za brakiem podziału przemawiają okoliczności, zgodnie z którymi rozczłonkowanie zamówienia groziłoby:

• ograniczeniem konkurencji,
• nadmiernymi trudnościami technicznymi,
• nadmiernymi kosztami wykonania zamówienia,
• potrzebą skoordynowania działań różnych wykonawców realizujących poszczególne części zamówienia, co mogłoby poważnie zagrozić właściwemu wykonaniu zamówienia.

Podział zamówienia na części może być korzystny dla MŚP, ponieważ umożliwia im udział w zamówieniach, które byłyby dla nich zbyt duże lub zbyt złożone. Czy w praktyce polskiego rynku zamówień publicznych instrument dzielenia przetargów na mniejsze elementy jest powszechnie stosowany?

Niestety brak jest statystyk, które potwierdzałyby taką tezę. W 2022 roku w Polsce udzielono ponad 120 tysięcy zamówień z zastosowaniem przepisów ustawy Pzp na łączną kwotę 274,8 miliarda złotych ³. Wartość jednego zamówienia przekraczała zatem przeciętnie 2,2 miliona złotych. To nadal za dużo, o czym najlepiej świadczy statystyka dotycząca liczby składanych ofert. Z treści ogłoszeń o wyniku postępowania publikowanych w BZP wynika, że w zamówieniach publicznych o wartościach poniżej progów unijnych w 2022 roku średnio składano 2,43 oferty. Małych firm nie stać na realizację zadań publicznych o tak dużych wartościach.

Mimo, że dodawanie ogłoszeń z podziałem zamówienia na części leży w interesie zamawiających, nadal przez dodatkową pracę i obowiązki, wielokrotnie niechętnie z niego korzystają. Tym samym małe i średnie firmy muszą szukać sposobów na realizację istotnych dla nich zamówień w skali przekraczającej ich bieżące możliwości.

Zamówienia publiczne stanowią atrakcyjną szansę dla firm, aby zdobyć nowych klientów, zwiększyć zyski i rozwijać swoją działalność. Jednak czasem przedsiębiorstwa mogą natknąć się na zamówienie, którego zakres przekracza ich aktualne możliwości. W takiej sytuacji kluczowe jest odpowiednie podejście i strategiczne działania.

Pierwszym krokiem powinna być dokładna analiza i samoocena zdolności firmy do realizacji danego zamówienia. Ocena posiadanych zasobów, umiejętności, doświadczenia oraz infrastruktury pozwoli zidentyfikować, czy firma jest w stanie sprostać wymaganiom projektu. W tym miejscu warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy ten konkretny przetarg jest faktycznie niezbędny dla przedsiębiorstwa. Może się bowiem okazać, że za kilka dni pojawi się inne zamówienie, które nie będzie generować ryzyka problemów finansowych, utraty reputacji czy opóźnień w dostawach.

W przypadku, gdy firma uznaje, że zamówienie jest strategiczne dla jej dalszego rozwoju (np. z uwagi na lokalizację, historię kontaktów z zamawiającym czy potencjalne zyski), musi rozważyć sposoby na racjonalne podejście do tematu. W pierwszej kolejności warto nawiązać otwartą komunikację z zamawiającym. Przedstawienie swojej sytuacji, ewentualne ograniczenia oraz propozycje dostosowania zakresu zamówienia może być kluczowe dla znalezienia rozwiązania korzystnego dla obu stron. Jeśli ten dialog nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, można albo złożyć odwołanie do KIO (jeśli mamy przekonanie, że zamawiający niewystarczająco uzasadnił brak podziału zamówienia na części), albo spróbować znaleźć rzetelnego partnera biznesowego z bazy podwykonawców. Współpraca z innymi przedsiębiorstwami o komplementarnych umiejętnościach może dać szansę na kompleksową realizację projektu. Ważne jest jednak, aby partnerstwo było oparte na zaufaniu i jasnych warunkach współpracy. Właśnie dlatego rekomenduje się skorzystanie z ogólnopolskiej bazy podwykonawców.

Baza podwykonawców to platforma internetowa, która umożliwia firmom poszukiwanie innych przedsiębiorstw do realizacji zamówień publicznych. Serwis zawiera informacje o partnerach biznesowych, którzy spełniają wymagania udziału w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych. Baza podwykonawców została podzielona na kategorie, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. W każdej znajdują się firmy, które specjalizują się w danej dziedzinie. Wykonawcy mogą przeszukiwać dostępny katalog względem następujących parametrów:

• Fraza słowna – wpisanie np. słowa ‘elektryk’ pozwala ograniczyć pole wyboru do przedsiębiorstw zajmujących branżą elektryczną.
• Województwo i powiat – w tym miejscu można wybrać lokalizację, w której zarejestrowana jest działalność gospodarcza podmiotu z katalogu bazy podwykonawców.
• Branża i podbranża – pozwalają precyzyjnie wskazać interesujący nas segment gospodarki. Przykładowo, jeśli elementem uzupełniającym wygranego przetargu jest budowa chodnika, i to właśnie to zadanie chcemy zlecić innemu wykonawcy, powinniśmy wybrać branżę „budownictwo – drogi, chodniki, place” oraz podbranżę „budowa, remonty – dróg, ulic, chodników”.

Potencjalna współpraca może odbywać się zarówno w ramach konsorcjum (a więc jeszcze przez złożeniem oferty), jak i podwykonawstwa.

Ogólnopolska baza podwykonawców obejmuje różnorodne podmioty gospodarcze, reprezentujące odmienne branże i sektory. W takiej bazie można znaleźć zarówno małe, średnie, jak i duże przedsiębiorstwa, oferujące różne usługi i produkty. Wybrane dziedziny, w ramach których można uzyskać pomoc to:

• Przedsiębiorstwa budowlane – firmy zajmujące się budownictwem, remontami, instalacjami, oraz dostarczaniem materiałów budowlanych.
• Usługi informatyczne – podmioty oferujące usługi z zakresu informatyki, programowania, obsługi systemów IT czy cyberbezpieczeństwa
• Przedsiębiorstwa transportowe – jednostki świadczące usługi transportowe, logistyczne, spedycyjne.
• Producentów i dostawcy materiałów – firmy dostarczające różnego rodzaju materiały, w tym sprzęt chłodniczy, elementy melioracyjne rzek, poligrafię czy surowce przemysłowe.
• Usługi consultingowe – biura doradcze oferujące wsparcie w zakresie zarządzania, strategii, marketingu, pozyskiwania dotacji.
• Usługi z zakresu ochrony środowiska – podmioty specjalizujące się w unieszkodliwianiu odpadów, recyklingu, monitoringu jakości powietrza i wody.
• Przedsiębiorstwa produkcyjne – zakłady produkcyjne, oferujące wyroby gotowe lub specjalizujące się w produkcji na zamówienie.
• Usługi finansowe – firmy świadczące usługi finansowe, rachunkowe, audytorskie.
• Przedsiębiorstwa z branży ochrony zdrowia - jednostki świadczące usługi medyczne, dostarczające sprzęt medyczny, realizujące projekty związane z opieką zdrowotną.
• Usługi edukacyjne – podmioty oferujące szkolenia, kursy, doradztwo edukacyjne.

Wspólną cechą wszystkich firm znajdujących się w wykazie jest ich rzetelność. Każdy podmiot z bazy podwykonawców dodał własną wizytówkę, w której opisuje swoją firmę: doświadczenie, specjalizacje czy wyznawane wartości biznesowe. W celu ułatwienia zawiązania współpracy z podmiotami wykonującymi przetargi bądź realizującymi dodawanie zleceń, dodane są także dane teleadresowe oraz mapa lokalizacyjna.

Firmę z bazy podwykonawców można zainteresować działaniem na dwa główne sposoby: albo przez opcję dodawanie ogłoszeń, albo wysyłając odpowiednie zapytanie ofertowe. Pierwsza ścieżka polega na sprecyzowaniu swoich potrzeb w formie indywidualnego, bezpłatnego zadania. W tym modelu inicjatywa leży pod stronie podwykonawcy, który pod wpływem odnalezionego w wyszukiwarce rekordu, składa swoją ofertę. Więcej na temat dodawania zleceń można odnaleźć pod tym adresem. Alternatywnym pomysłem jest wysłanie zapytania ofertowego do jednej lub kilku wybranych firm. W tym miejscu warto trzymać się kilku zasad, które ułatwią zawiązanie relacji.

• Dokładny opis przedmiotu zamówienia – nie chodzi tu tylko o przesłanie linku do przetargu, ale sprecyzowanie, o jaki zakres nam chodzi. Niezbędne będzie podanie oczekiwanych parametrów czy terminów. Zaleca się także dodanie opisu zawierającego informacje na temat tego kim jest zamawiający, jak kształtować się będą relację między wykonawcą i firmą wybraną, kiedy spodziewana jest wypłata wynagrodzenia.
• Dokładne określenie kryteriów wyboru – warto uwzględnić nie tylko cenę, ale także doświadczenie, referencje, dostępność zasobów i inne istotne aspekty.
• Personalizacja zapytania – nadanie indywidualnego brzmienia swojej wiadomości. Dostosowanie go do konkretnego projektu i specyfiki firmy.
• Jasne pytania i oczekiwania – sformułowanie jasnych pytań, aby uzyskać konkretne odpowiedzi od potencjalnych podwykonawców.
• Ustalanie terminów – określenie klarownych ramy czasowe odpowiedzi oraz ewentualne etapy negocjacji i wyboru oferty firmy z bazy podwykonawców.
• Dostarczanie informacji kontaktowych – podanie pełnych informacji kontaktowych, aby partnerzy biznesowi mogli łatwo podjąć dialog w przypadku pytań lub dodatkowych informacji.
• Monitorowanie i odpowiedzi na pytania – regularna weryfikacja swojej skrzynki pocztowej w celu szybkiego reagowania na ewentualne pytania od potencjalnych podwykonawców.

Doświadczenie pokazuje, że firmy znajdujące się w ogólnopolskiej bazie podwykonawców chętnie odpowiadają na potencjalne zapytania ofertowe, a szybkość podjęcia współpracy zależy od precyzyjności określenia swoich potrzeb w pierwszej fazie negocjacji.

Ogólnopolska baza podwykonawców otwiera szansę dla firm z sektora MŚP na wygrywanie przetargów, których realizacji nie byliby w stanie podjąć samodzielnie. W przypadku zawiązania konsorcjum wzmocnione są zdolności całego podmiotu dzięki połączeniu zasobów finansowych oraz technicznych, umiejętności i doświadczenia. Dodatkowo zostaje rozdzielone ryzyko pomiędzy uczestniczące w nim firmy. Do innych korzyści ze współpracy (w dowolnej formie) z podmiotami z bazy podwykonawców należą:

• zwiększenie szans na wygranie postępowania,
• oszczędność czasu i pieniędzy – nie trzeba podejmować poszukiwań w wyszukiwarce Google,
• uzyskanie dostępu do nowych rynków,
• współpraca na zasadach partnerskich, która może prowadzić do długotrwałej i wzajemnie korzystnej relacji między firmami,
• wiarygodność – firmy znajdujące się w bazie podwykonawców są sprawdzone w praktyce i cieszą się zaufaniem ze strony rynku.

Serwis oferent.com.pl daje różne możliwości rozwoju firmy. Obok sztandarowych elementów takich jak: wyszukiwarka przetargów, lista zleceń czy aukcje komornicze, znajdują się tu innowacyjne opcje. Dodawanie ogłoszeń pozwala pozyskiwać ciekawsze oferty, a przez to ograniczać koszty wykonania. Miejsce w bazie podwykonawców to z kolei szansa na:

• zwiększenie widoczności swojej firmy,
• rozbudowanie sieci kontaktów biznesowych,
• realizację skomplikowanych i wieloetapowych zamówień publicznych,
• dostęp do różnorodnych projektów, nowych lokalizacji i prestiżowych realizacji,
• budowanie zaufania poprzez otrzymanie nowych referencji.

Wpisanie swojej firmy do bazy podwykonawców jest bajecznie proste! Należy skontaktować się z doradcami serwisu oferent.com.pl (telefonicznie lub pocztą elektroniczną). Po zaakceptowaniu warunków współpracy, przedstawiciele platformy tworzą wizytówkę, w której zamieszczają informacje o przedmiocie działalności czy doświadczeniu. Istnieje też możliwość dołączenia referencji z historycznych realizacji. Im więcej danych uda się zamieścić, tym większe szanse na przyciągnięcie uwagi potencjalnych klientów.

Dołącz do nas już teraz i otwórz nowe możliwości dla swojej firmy! Z ogólnopolską bazą podwykonawców, Twoja oferta może dotrzeć do szerokiego grona odbiorców, a współpraca z nami to krok w kierunku sukcesu biznesowego.