Przetargi BIP, ogłoszenia przetargowe

Przetargi publiczne po 2021 roku – dlaczego to takie proste?

Pierwszy dzień stycznia 2021 roku okazał się datą przełomową dla zleceń na roboty budowlane z całej Polski. To wtedy weszły w życie nowe przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. Zanim jednak opiszemy, co się zmieniło i dlaczego miało to tak duży wpływ na funkcjonowanie małych i średnich przedsiębiorstw, cofniemy się troszkę w czasie.

Przetargi BIP – jak to wyglądało jeszcze kilka lat temu

Jeszcze w 2019 roku polski rynek zamówień publicznych operował według starych, tradycyjnych metod publikacji i składania ofert na zlecenia na roboty budowlane z całej Polski. Przypomnijmy jak to wyglądało, bo być może nie każdy pamięta specyfikę formularzy drukowanych. W tym modelu, składanie propozycji następowało z wykorzystanie usług pocztowych, kurierskich lub osobistego stawiennictwa. Gdy przychodził termin złożenia oferty, do siedziby podmiotu publicznego lub sektorowego zjeżdżali wszyscy zainteresowani wykonawcy i przedkładali w sekretariacie zamknięte koperty. Po upływie 30 minut następowało oficjalne otwarcie ofert.

Zgromadzeni, siedząc przy jednym stole, obserwowali, jak przedstawiciel komisji przetargowej dokonuje czynności otwarcia kopert. Ukazywał zgromadzone materiały zainteresowanym, a w dalszej kolejności publicznie czytał szczegóły propozycji, w tym:

• Nazwę firmy aplikującej na nowe zlecenia budowlane.
• Zaproponowaną cenę.
• Pozostałe kryteria punktowe (np. gwarancje, warunki serwisu czy skrócenie terminu wykonania).

W ten sposób zachowywano zasadę transparentności. Każdy wykonawca mógł zapoznać się z treścią ofert konkurencji by zyskać pewność, że między zamawiającą a daną firmą nie dojdzie do późniejszych negocjacji. Czy to rozwiązanie było bezproblemowe i optymalne? Niestety nie. Liczba podejmowanych, nieuczciwych praktyk była bardzo bogata. Należały do nich:

• Możliwość przedłożenia zmienionego formularza oferty (np. w sytuacji wad podpisów).
• Możliwość dołączenia niezbędnych dokumentów, o których wykonawca zapomniał lub celowo je pominął w pierwotnej propozycji.
• Przesuwanie w czasie otwarcia ofert, by wykonawcy aplikujący na nowe zlecenia budowlane nie pojawiali się na nim.
• W przypadku zamówień nie wymagających stosowania zapisów ustawy Pzp – brak możliwości uczestnictwa w otwarciu ofert.

O innym problemie mówił w 2017 roku Grzegorz Makowski z Fundacji im. Stefana Batorego.

Problem wiąże się na przykład z tym, że nie wszystkie zamówienia wymagają publikacji. Jest sporo zamówień tzw. niepriorytetowych – na usługi edukacyjne, socjalne, gastronomiczne których w ogóle nie trzeba publikować. Ten segment wart jest miliardy publicznych pieniędzy. Z naszych analiz i oceny ryzyk wynika, że to są zamówienia obarczone największym ryzykiem różnego rodzaju nieprawidłowości, począwszy od zwykłej dezorganizacji, a skończywszy na korupcji i różnego rodzaju przestępstwach, jak zmowy, czy zwykłe przekupstwo.

W odpowiedzi na liczne zarzuty oraz wymagania stawiane przez Unię Europejską wprowadzono szereg zmian do funkcjonowania rynku zamówień publicznych.

Przetargi BIP – jak to prezentuje się obecnie

Aktualnie obowiązująca ustawa wprowadziła od początku 2021 roku bardziej precyzyjne zapisy, uprościła procedury przetargów oraz zwiększyła ochronę wykonawców i podwykonawców. Łącznie wdrożono ponad 20 nowości, a wśród najważniejszych należy wymienić:

• Nowy próg dla zamówień publicznych – jeszcze do niedawna obowiązek stosowania ustawy Pzp wyznaczał próg 30 tysięcy Euro. Obecnie jest to 130 tysięcy złotych.
• Wyodrębnienie zasad dla zamówień krajowych i unijnych – w nowelizacji zadbano o wyraźne rozgraniczenie procedur stosowanych w projektach powyżej progów unijnych. W nowych zleceniach budowlanych o wartości poniżej progów, zwiększono także wagę negocjacji.
• Wprowadzenie trybu podstawowego – jeszcze kilka lat temu 80% zleceń na roboty budowlane z całej Polski realizowane było jako przetarg nieograniczony. Tego trybu już nie ma. Zamawiający mają do wyboru tryb podstawowy w jednym z trzech wariantów.
• Zmiana zasad liczenia terminu na zadawanie pytań do treści Specyfikacji Warunków Zamówienia – każdy wykonawca może przesłać wniosek o wyjaśnienie treści SWZ. Żeby był on rozpatrzony, należy zachować odpowiednie daty - 14 albo 7 dni przed upływem terminu składania ofert
• Przedłużenie związania ofertą na nowe zlecenia budowlane tylko za zgodą – aktualnie procedura wygląda następująco. W przypadku gdyby wybór oferty nie nastąpił w pierwotnym terminie związania, zamawiający może jednokrotnie wezwać wykonawców do przedłużenia związania ofertą (łączy się to także z wydłużeniem wadium). Jeśli tego nie zrobi, musi wezwać najwyżej ocenionego wykonawcę do wyrażenia zgody na wybór jego propozycji pod rygorem odrzucenia oferty.
• Niższe wadia – to jedna z najważniejszych zmian dla wykonawców. Od 2021 roku zamawiający mogą żądać wadiów tylko do 1,5% wartości zamówienia, a w przypadku projektów unijnych do 3% wartości zamówienia.
• Niższe zabezpieczenia należytego wykonania umowy – w nowych zleceniach budowlanych zamawiający mogą żądać zabezpieczenia do maksymalnie 5% wartości umowy (wyższy poziom jest możliwy tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione przedmiotem zamówienia lub wystąpieniem opisanego w dokumentacji ryzyka związanego z realizacją projektu).
• Zmiana zasad planowania postępowań przetargowych – obecnie każda gmina, starostwo powiatowe, szpital czy inna jednostka zobligowana do stosowania zasad zamówień publicznych, musi na bieżąco aktualizować plany postępowań. Ich publikacja następuje w jednym, wybranym miejscu. To kolejna dobra wiadomość dla wykonawców, którzy w ten sposób uzyskują darmową wiedzę na temat szacunkowej wartości interesującego ich zlecenia na roboty budowlane z całej Polski.
• Milcząca akceptacja wykonawcy – obecnie zamawiający ma uprawnienia do samoistnego poprawienia nieistotnej omyłki w ofercie (np. literówki). Brak reakcji wykonawcy na wezwanie do wyrażenia zgody na poprawienie omyłki oznacza zgodę na zastosowanie zmian.
• Procedura odwrócona – w nowej ustawie Pzp, w przypadku zamówień powyżej progów unijnych, zamawiający ma możliwość zastosowania procedury odwróconej. To znacząco uprasza proces składania oferty na zlecenia na roboty budowlane z całej Polski.
• Nowe zasady otwierania ofert – zmianie uległy zasady otwarcia ofert. Obecnie zamawiający ma możliwość dokonać tej czynności nawet następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin ich składania. Przewidziano także odpowiednie procedury na wypadek awarii systemu informatycznego, za pomogą którego prowadzone jest postępowanie. Ważną nowością jest odejście od publicznego i jawnego otwarcia ofert. Nie ma już takiej potrzeby, z uwagi na elektronizację zamówień, o której piszemy poniżej. Obowiązkiem zamawiającego jest za to udostępnienie informacji na temat kształtu propozycji na stronie internetowej i to wyłącznie w zakresie danych wykonawcy oraz zaoferowanej przez niego ceny ofertowej.
• Ściślejsze sformalizowanie wymogów dotyczących kształtu umów o realizację zamówienia publicznego – jednym z założeń, jakimi kierował się ustawodawca przy dokonywaniu aktualizacji podstaw prawnych było zrównoważenie pozycji stron umów. Ma temu pomóc:
  • wprowadzenie katalogu klauzul zakazanych,
  • wskazanie zasad określania terminu wykonania projektu,
  • wprowadzenie obowiązkowych klauzul waloryzacji wynagrodzenia wykonawcy w umowach powyżej 12 miesięcy (obecnie jest to już 6 miesięcy),
  • wprowadzenie zasad ewaluacji realizacji umowy,
  • wdrożenie obowiązku stosowania zaliczek lub częściowych płatności dla kontraktów trwających powyżej 12 miesięcy.

Przytoczone zmiany z miejsca spotkały się z akceptacją wykonawców. Ewentualne wątpliwości były w międzyczasie na bieżąco konsultowane i później naprawiane. Najważniejszą nowością w nowej rzeczywistości zamówień publicznych jest jednak pełna elektronizacja procesu prowadzenia i składania ofert na nowe ogłoszenia przetargowe.

Przetargi BIP – jak przebiegła elektronizacja zamówień publicznych

Przetargi publiczne po 2021 roku (a w przypadku zamówień unijnych po 2018 roku) zostały w pełni zelektronizowane. Oznacza to, że do wyłonienia wykonawcy zadań publicznych wszczyna się proces wykorzystujący technologie informatyczne do automatyzacji procesu składania i rozpatrywania ofert. Celem elektronizacji zamówień publicznych jest usprawnienie i przyspieszenie procesu udzielania zamówień oraz zapewnienie przejrzystości i uczciwości postępowań. Do głównych czynności procesu prowadzenia postępowania należą:

• upublicznienie ogłoszenia wraz z załącznikami na wybranych witrynach internetowych,
• składanie ofert i dokumentów za pośrednictwem platform elektronicznych,
• wymiana informacji między stronami postępowań za pomocą poczty elektronicznej czy komunikatorów internetowych,
• udostępnianie informacji z otwarcia ofert i innych aktualizacji statusu postępowania na nowe zlecenia budowlane.

W obecnym kształcie wykonawcy przygotowują swoje propozycje na gotowych formularzach, podpisują je i przesyłają w sposób zgodny z wytycznymi SWZ. Ta upraszcza i znacząco przyspiesza składanie ofert i pozyskiwanie kontraktów z rynku zamówień publicznych. Do innych zalet tego rozwiązania należą:

• Oszczędność czasu i kosztów - elektronizacja zamówień publicznych pozwala zarówno zamawiającym, jak i wykonawcom oszczędzić czas i koszty związane z przygotowywaniem i składaniem ofert oraz dokumentacji (wydatki na dojazdy czy obsługę pocztową).
• Przejrzystość i uczciwość postępowań – w obecnym kształcie prawnym, porównanie ofert następuje automatycznie. Wszystkie propozycje są zaszyfrowane i możliwe do otworzenia dopiero po upływie terminu na składanie ofert. Nie ma też możliwości uzupełnienia poprawionego formularza, na przykład w sytuacji błędnego złożenia podpisu.
• Lepsze zarządzanie postępowaniami - elektronizacja umożliwia automatyczne generowanie raportów i statystyk oraz udostępnianie dokumentacji w formie elektronicznej.
• Ułatwienie dostępu do informacji – osoby posiadające dostęp do bazy prezentującej nowe ogłoszenia przetargowe mogą łatwo, z dowolnego miejsca na świecie, prześledzić cały proces wyboru wykonawcy. To zwiększa konkurencję i pozwala lepiej analizować trendy rynkowe.

Przetargi publiczne po 2021 roku - praktyczne porady dotyczące tworzenia i składania ofert

W sieci można znaleźć wiele poradników dotyczących składania ofert na zlecenia na roboty budowlane z całej Polski. Niestety albo operują one skomplikowanym prawniczym językiem, albo są nieaktualne. Z myślą o nowych wykonawcach, przygotowaliśmy zbiór praktycznych porad, które umożliwią skuteczne pozyskanie nowych zleceń budowlanych dla firmy.

• Nowe ogłoszenia przetargowe pojawiają się każdego tygodnia – to nie żart. Według statystyk Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, w 2021 roku na rynku udzielono ponad 135 tysięcy zamówień publicznych. W statystyce ujęto wyłącznie postępowania prowadzone zgodnie z zapisami ustawy Pzp. Do tego należy zatem doliczyć ponad 100 tysięcy umów podpisywanych po rozstrzygnięciu zapytań ofertowych (lub innych). Przeciętnie każdego dnia roboczego ogłasza się około tysiąca nowych zamówień. Kluczowe w tym natłoku informacji jest logiczne ich filtrowanie i analizowanie. Właśnie z myślą o tych potrzebach powstała wyszukiwarka oferent.com.pl.
• Nie zostawiaj opracowania oferty na koniec – to oczywista wskazówka, ale niestety nadal ignorowana. Dawniej, gdy propozycje trzeba było najpierw przedłożyć do podpisu osobie upoważnionej, a następnie dowieźć ją na czas, generowało to stres i niepotrzebne wydatki. Dzisiaj jest trochę łatwiej (szef może złożyć podpis będąc na drugim końcu świata, a sama wysyłka trwa raptem kilka minut), ale to paradoksalnie powoduje, że jeszcze więcej ofert jest źle przygotowanych. Nie ma sensu narażać się na ryzyko odrzucenia dokumentacji. Sugerujemy opracowanie harmonogramu składania ofert, który będzie za nas kontrolował, kiedy i gdzie należy przesłać aplikację.
• Kup sobie podpis kwalifikowany – przeglądając wyniki przetargów publicznych po 2021 roku rzuca się w oczy duża liczba odrzuconych ofert w związku z błędnie przeprowadzoną procedurą podpisywania dokumentów. Skutecznym remedium może tu być użycie podpisu kwalifikowanego, który jest w każdej sytuacji akceptowany. Warto też przypomnieć, że w przypadku postępowań krajowych na nowe zlecenia budowlane, można wykorzystać darmowe podpisy zaufane i osobiste.
• Udziel pełnomocnictwa rodzajowego – wyróżniamy trzy rodzaje pełnomocnictw: ogólne, rodzajowe i szczególne. Najczęściej spotykanym w zamówieniach publicznych na nowe zlecenia budowlane jest to trzecie. Umożliwia ono pełnomocnikowi dokonanie konkretnej czynności w imieniu mocodawcy (czyli np. złożenia oferty w danym zamówieniu publicznym). Problem z tym dokumentem jest taki, że jest on ważny w jednym postępowaniu, ale w innym już nie. Żeby nie robić sobie dodatkowej pracy, w przypadku niemożliwości składania podpisów przez osobą upoważnioną w dokumentach rejestrowych,, najlepiej wydać zaufanemu pracownikowi pełnomocnictwo rodzajowe.
• Nie zmieniaj zapisów formularza oferty – należy pamiętać, że każda zmiana wzoru formularza oferty może prowadzić do odrzucenia propozycji bez możliwości udzielenia wyjaśnień. Jeśli naszym zdaniem dokument zawiera błędy, należy wystąpić z wnioskiem o wyjaśnienie treści.
• Sprawdzaj korespondencję – jedną z wad elektronizacji zamówień publicznych jest konieczność ścisłego trzymania się terminów. Jeszcze do niedawna częstą praktyką było uzupełnianie dokumentów po terminie (z datą wsteczną). Zamawiający szli na rękę wykonawcom, gdyż zależało im na niższych wydatkach. Dziś takie techniki nie są już dozwolone. Narzędzia elektroniczne, przy pomocy których prowadzone są przetargi publiczne po 2021 roku, rejestrują każdą aktywność. Spóźnienie się z wysyłką podmiotowych lub przedmiotowych środków dowodowych o minutę, kończy się odrzuceniem oferty. Dlatego tak ważne jest sprawdzanie wszystkich komunikatów napływających od zamawiającego.
• Zabezpiecz ofertę wadium – problemy z wadium bywają dwojakiego rodzaju: albo wykonawca w ogóle o nim zapomina, albo też składając je w formie pieniężnej, robi to zbyt późno. Należy pamiętać, że w tym drugim wypadku liczy się wpływ na konto zamawiającego, nie zaś moment zlecenia przelewu. Biorąc pod uwagę, że znacząca większość nowych zleceń budowlanych rozstrzyganych jest o godzinie 10, warto złożyć dyspozycję przelania środków dwa dni wcześniej.
• Przeczytaj draft umowy – w przetargach publicznych po 2021 roku to zamawiający przygotowuje wzór umowy. Załącza go do nowego ogłoszenia przetargowego. To tam zawarto kluczowe informacje dotyczące między innymi formy i terminu zapłaty wynagrodzenia. Jeśli planuje się je wykonać jedną fakturą końcową, nie ma możliwości późniejszych negocjacji płatności częściowych.

Przetargi publiczne po 2021 roku a inne formy pozyskiwania klientów

Sposobów na pozyskanie klientów jest bardzo wiele. Do głównych metod zaliczamy:

• Reklamę - to jedna z najskuteczniejszych metod pozyskiwania klientów. Każda firma może promować się za pomocą różnych narzędzi, takich jak reklama w mediach tradycyjnych (np. telewizji, radiu, prasie), reklama online (np. Google Ads, Facebook Ads) czy reklama bezpośrednia (np. ulotki, plakaty).
• Marketing bezpośredni – są to różnego rodzaju działania skierowane bezpośrednio do potencjalnych klientów, np. poprzez telemarketing, e-mail marketing czy direct mail.
• Public Relations (PR) – to działania mające na celu budowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach opinii publicznej. Chcąc pozyskać nowe zlecenia budowlane wykonuje się na przykład publikacje w prasie, wywiady w radio czy telewizji oraz bierze się udział w imprezach branżowych.
• Networking – to budowanie i rozwijanie sieci kontaktów biznesowych. Nowocześnie zorientowane firmy potrafią wykorzystać swoje kontakty do pozyskiwania nowych klientów, poprzez system polecania usług lub produktów innym osobom.
• Content marketing – to tworzenie i publikowanie treści (np. artykułów, filmów, infografik) na stronie internetowej lub w social media, które są interesujące dla potencjalnych klientów i przyciągają ich uwagę.
• Przedstawiciele handlowi – to skuteczne narzędzie do pozyskiwania klientów, o ile pracownicy są odpowiednio przygotowani i skutecznie realizują swoje zadania. Kluczowe w tym wypadku jest zadbanie o właściwą komunikację, motywację i ofertę na zlecenia na roboty budowlane z całej Polski.

Decydując się na wybór konkretnego modelu ofertowania należy wziąć pod uwagę specyfikę branży, produktu oraz klienta docelowego. Warto też pamiętać, że efekty content marketingu, PR czy networkingu pojawiają się po pewnym czasie (często nawet roku). W tym wypadku nie ma co liczyć na szybkie przełożenie się wydatków na efekty sprzedażowe.

Na tym tle analiza nowych ogłoszeń przetargowych ma szereg korzyści, które trudno osiągnąć innymi metodami. Należą do nich:

• Możliwość pozyskania nowych rynków – o ile reklama czy działania bezpośrednie dostosowane są do wybranych lokalizacji, o tyle eksplorując rynek zamówień publicznych można wygrać zlecenia na roboty budowlane z całej Polski.
• Możliwość rozwoju działalności – rozumiana jako poszerzenie zakresu usług o nowe aktywności z wykorzystaniem podwykonawców.
• Możliwość uzyskania wiarygodnych referencji – rynek inaczej traktuje rekomendacje firm (z którymi można się dogadać) i jednostek publicznych (gdzie każda czynność jest kontrolowana).
• Możliwość taniego pozyskania wielomilionowych kontraktów – koszty wejścia na rynek zamówień publicznych są znikome. To tak naprawdę kwestia zakupu abonamentu do bazy z nowymi ogłoszeniami przetargowymi, pozyskanie zaświadczeń o niezaleganiu i niekaralności oraz ewentualne wadium. To ostatnie nie jest jednak obowiązkowe i występuje tylko w wybranych postępowaniach.
• Krótki czas na ujrzenie efektów – nowe zlecenia budowlane z rynku zamówień publicznych można pozyskiwać właściwie z miejsca. Czas na rozstrzygnięcie procedury jest różny, w zależności od przedmiotu projektu, jego wartości czy podmiotu prowadzącego. W przypadku zamówień krajowych jest to przeciętnie 39 dni od dnia złożenia oferty do podpisania umowy.

Jak nowe ogłoszenia przetargowe zmieniają przedsiębiorstwa w Polsce

Przetargi publiczne po 2021 roku w obliczu narastającego kryzysu i wstrzymywania inwestycji stały się kluczowym miejscem pozyskiwaniach zleceń na roboty budowlane z całej Polski. Dobrze wiedzą o tym potentaci rynku, którzy jeszcze niedawno specjalizowali się w obsłudze osób fizycznych i przedsiębiorstw. Poniżej zamieszczamy wypowiedzi przedstawicieli dużych marek, którzy podają cenne rady na temat rozwoju marki w trudnym otoczeniu biznesowym.

• WOJCIECH TROJANOWSKI, Członek Zarządu, STRABAG
  Rok 2022 to niepewny czas i czas dużych zmian na rynku budowlanym w Polsce i Europie, które są wynikiem wojny w Ukrainie i bardzo wysokiej inflacji. Działamy we wszystkich segmentach budownictwa w Polsce. Dywersyfikacja naszych usług pozwala na funkcjonowanie firmy w tak niepewnych czasach.
• PIOTR KLEDZIK, Prezes Zarządu, PORR
  W nadchodzących miesiącach kluczowe będzie pozyskiwanie kolejnych projektów finansowanych z programów inwestycji publicznych, szczególnie tych związanych z unijnym finansowaniem. To one stanowią gwarancję dalszego rozwoju branży budowlanej w Polsce, w szczególności w zakresie budownictwa kolejowego i drogowego.
• JERZY MIRGOS, Prezes Zarządu, Mirbud
  W kolejnym roku wyzwaniem będzie utrzymanie portfela zamówień na poziomie powyżej 5 mld złotych. Zmieni on nieco strukturę. Spodziewamy się mniejszego udziału kontraktów budownictwa przemysłowego, będziemy dalej dywersyfikować portfel w kierunku kontraktów budownictwa infrastrukturalnego oraz kontraktów kubaturowych pozyskiwanych w ramach zamówień publicznych.
• LESZEK MAREK GOŁĄBIECKI, Prezes Zarządu, Unibep
  Grupa Unibep po raz kolejny udowadnia, że będąc grupą zdywersyfikowaną – dla przypomnienia pracujemy w generalnym wykonawstwie, mamy segment energetyczno-przemysłowy, produkcję wielorodzinnych budynków modułowych, realizowaną przez Unihouse SA, poprzez Unidevelopment SA prowadzimy działalność deweloperską oraz działamy w szeroko pojętym segmencie infrastrukturalnym – jesteśmy firmą bardziej stabilną, bo gdy w jednym segmencie są jakieś niekorzystne tendencje, to w innym jest lepiej. Dziś jest podobnie – o ile w budownictwie mieszkaniowym widzimy zahamowanie inwestycji, to jest dużo pracy i inwestycji w segmencie budownictwa energetycznego, jest też dużo zleceń w infrastrukturze.
• MIGUEL ANGEL HERAS LLORENTE, Prezes Zarządu, Mostostal Warszawa
  Ostatnie miesiące udowodniły, że Grupa Mostostal Warszawa jest dobrze przygotowana i zdolna do skutecznej odpowiedzi nawet na silne zmiany otoczenia rynkowego. Ważną rolę w tym zakresie pełni przemyślana i bezpieczna polityka ofertowania, która już w poprzednich latach pozwoliła nam zbudować zdywersyfikowany i zdrowy portfel zamówień, obejmujący wszystkie segmenty budownictwa: budownictwo kubaturowe, energetyczne, infrastrukturalne. Dywersyfikacja dotyczy nie tylko rodzajów realizowanych obiektów, ale również doboru kontrahentów (pracujemy dla publicznych: centralnych i samorządowych, a także prywatnych inwestorów), a także struktury naszej Grupy Kapitałowej, która obejmuje spółki realizujące zadania z zakresu generalnego wykonawstwa, remontów i projektowania.