PRZETARGI

Przetargi publiczne to dla przedsiębiorstwa z sektora MŚP idealna okazja do zdobycia nowego zlecenia. Każdego dnia setki instytucji z całego kraju uruchamia nowe przetargi, które dla potencjalnych wykonawców stanowią cenne źródło dochodu. Aby dać sobie szansę na wygranie takiego postępowania i zakontraktowanie zadania, niezbędne jest złożenie skutecznej oferty. Jak to zrobić? Poniżej prezentujemy szczegółowy poradnik, jak w dziewięciu krokach wygrać przetarg.

Mity na temat przetargów

Wiele przedsiębiorstw rezygnuje ze startowania w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego z uwagi na krążące mity. Przyjrzyjmy się im z bliska.

1. Nadmierna biurokracja – zamówienia publiczne wymagają znajomości odpowiednich przepisów i starannego przygotowania oferty. Zamawiający są jednak zobowiązani, aby w przypadku braku danego pisma lub oświadczenia, wystąpić o jego uzupełnienie. Dodatkowo formularze ofert i załączniki są zazwyczaj sformułowane w sposób jasny i czytelny. Po przeczytaniu tego poradnika, mit nadmiernej biurokracji, z pewnością zostanie obalony.
2. Nielegalne praktyki– nadal funkcjonuje mylne przeświadczenie o przetargach „ustawionych” pod konkretnego wykonawcę. W 2021 roku weszły w życie nowe przepisy Pzp, które narzucają na Zamawiających całkowitą cyfryzację zamówień publicznych, co znacząco zmniejszyło możliwość stosowania nieuczciwych praktyk.
3. Konieczność wniesienia wadium – wadium w oczach wielu potencjalnych wykonawców, stanowi niepotrzebny wydatek dla firmy. W nowej ustawie Pzp zapisano, że nie wszystkie zamówienia muszą obligatoryjnie wymagać wniesienia wadium. Dodatkowo ograniczono jego wysokość oraz zaproponowano inną formę wnoszenia wadium niż w pieniądzu. Uznawane są także poręczenia bankowe, gwarancje bankowe czy gwarancje ubezpieczeniowe. Więcej na ten temat można przeczytać w artykule „Kiedy dochodzi do zatrzymania wadium w przetargach”.

Jakie są rodzaje przetargów?

Zanim pokażemy instrukcję składania ofert, zastanowimy się nad tym, jakie są rodzaje przetargów. To bardzo ważna kwestia, która determinuje formułę prowadzonego postępowania. I tak, biorąc pod uwagę przedmiot umów w zamówieniach publicznych, wyróżniamy¹:

• Przetargi na dostawy.
• Przetargi na roboty budowlane.
• Przetargi na usługi.

Inny typ podziału dotyczy kategorii zamawiających. W tym wypadku mówimy o²:

• Przetargach publicznych – zamawiającym jest jednostka sektora finansów publicznych, inne państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, podmioty prawa publicznego, związki podmiotów wymienionych wcześniej.
• Przetargach sektorowych – zamawiającym są jednostki sektorowe, czyli. np. Operatorzy Sieci Dystrybucyjnych, zarządcy portów lotniczych czy Poczta Polska.
• Przetargach subsydiowanych – zamawiającym jest firma, która na realizację danego działania otrzymała dofinansowanie ze środków unijnych.

Nie bez znaczenia dla wykonawców, którzy szukają odpowiedzi na pytanie o to, jakie są rodzaje przetargów, jest także tryb prowadzonego postępowania. Niedawna aktualizacja ustawy Prawo zamówień publicznych wprowadziła w tym zakresie kilka nowych obostrzeń. Wśród postępowań poniżej progów unijnych króluje tryb podstawowy, w szczególności w wersji bez negocjacji³. Oprócz niego wykonawcy mogą spotkać się z partnerstwem innowacyjnym, negocjacjami bez ogłoszenia, zamówieniem z wolnej ręki oraz wersjami negocjacyjnymi trybu podstawowego. Zamówienia o wartości przekraczającej progi unijne dopuszczają użycie następujących procedur⁴:

• przetarg nieograniczony,
• przetarg ograniczony,
• negocjacje z ogłoszeniem,
• dialog konkurencyjny,
• partnerstwo innowacyjne,
• negocjacje bez ogłoszenia,
• zamówienie z wolnej ręki.

Poniżej przedstawimy poradnik składania oferty w typowym zadaniu realizowanym w oparciu o tryb podstawowy lub przetarg nieograniczony. Na końcu podniesiemy także kwestię prowadzenia negocjacji.

Aby odpowiedzieć na pytanie o to, jak się odbywa przetarg, musimy przyjąć określone założenia. Procedury dotyczące różnych trybów są odmienne, więc nie ma możliwości sprowadzenia ich do jednego mianownika. Mniemając jednak, że interesują nas klasyczne zamówienia prowadzone w najpopularniejszych procedurach, możemy wyodrębnić w nich powtarzające się elementy. Dokument przygotowany przez Urząd Zamówień Publicznych, dzieli postępowanie w trybie podstawowym na 6 części⁵.

• Wszczęcie postępowania – dokonuje zamawiający.
• Publikacja Specyfikacji Warunków Zamówienia – dokonuje zamawiający.
• Składanie i otwarcie ofert – pierwsze dokonują wykonawcy, drugie zamawiający.
• Ocena ofert i wykonawców – dokonuje zamawiający.
• Wybór oferty najkorzystniejszej – dokonuje zamawiający.
• Zakończenie postępowania – dokonuje zamawiający.

Zamieszczony schemat jasno pokazuje, że główną odpowiedzialność za prowadzenie przetargów przejmuje zamawiający. Nie oznacza to jednak, że rolą wykonawcy jest jedynie złożenie oferty. W skład tej czynności wchodzi szereg mniejszych działań, które łącznie składają się na możliwość podpisania umowy. Poniżej przedstawiamy kroki do skutecznego wygrywania przetargów.

Wiedząc, jak się odbywa przetarg, możemy przejść do konkretnych zadań, których spełnienie pozwoli pozyskać firmie lukratywne kontrakty. Pierwszym z nich jest poszukiwanie przetargów. Można je przeprowadzić na dwa sposoby: łatwy lub żmudny. Tylko od wykonawcy zależy, czy woli opierać się na pozornych oszczędnościach, czy postawi na zweryfikowane przez tysiące użytkowników, profesjonalne narzędzie do wyszukiwania postępowań.

Platforma oferent.com.pl pozwala na szybkie i intuicyjne filtrowanie przetargów według interesujących nas kryteriów. Przy jego udziale odpowiednio dobierzemy branżę, termin zamówienia, zawęzimy dostępne możliwości do określonego obszaru geograficznego. Baza zawiera kompletne zestawienie przetargów publicznych, jakie ukazały się na terenie Polski w ostatnim czasie. Nie ma więc ryzyka, że któreś z postępowań pominiemy. Serwis posiada atrakcyjny 20-dniowy okres próbny, za który nie są pobierane dodatkowe opłaty. Umożliwia także znalezienie podwykonawców, gdy jakaś część przetargów wykracza poza wachlarz usług oferowany przez naszą firmę.

Inną metodą jest ręczne poszukiwanie każdego postępowania oddzielnie. Niestety Zamawiający mogą korzystać z dowolnej, komercyjnej platformy do organizacji przetargu, zatem liczba stron do odwiedzenia, jest w tej sytuacji nieskończona i zmieniająca się w czasie. Już samo uruchomienie wszystkich możliwych Biuletynów Informacji Publicznej może przyprawić o ból głowy. Metoda ręczna ma sens właściwie tylko wtedy, gdy wiemy, że dana jednostka wszczęła procedurę wyboru wykonawcy.

Znalezienie interesującego przetargu to dopiero początek. W kolejnym kroku niezbędne będzie pobranie dokumentacji zamówienia. To z niej dowiesz się:

• Czego dotyczy postępowanie?
• Jakie warunki trzeba spełnić, aby skutecznie złożyć ofertę?
• Jakich technologii i parametrów oczekuje zamawiający?
• Jakie są terminy?

• Ogłoszenie o zamówieniu.
• Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ).
• Formularz oferty.
• Dokument JEDZ.
• Szkice techniczne, projekty budowlane czy przedmiary.
• Oświadczenia.

Mając dostęp do dokumentacji zamówienia, można rozpocząć analizować przetarg. Jak się odbywa wykonanie dzieła? Do kiedy trzeba je ukończyć? Kiedy nastąpi zapłata wynagrodzenia? Między innymi na te pytania odpowiada Specyfikacja Warunków Zamówienia. Elementy jakie powinny się w niej znaleźć reguluje art. 36 Ustawy Pzp. Jako że wskazano tam wiele niezbędnych rozdziałów, samo SWZ zawiera często kilkadziesiąt stron. Warto jednak zwrócić uwagę, że większość z nich to standardowe sformułowania, które będą przewijały się w każdym przetargu. Dla potencjalnego wykonawcy, który chce określić, czy dane postępowanie to dobry pomysł na rozwój marki, najważniejsze są warunki udziału oraz sposób dokonywania oceny spełnienia tych warunków. To w tym miejscu znajdziemy informację, czy możemy w ogóle startować w danym zamówieniu, tj. czy posiadamy odpowiednie doświadczenie i zasoby.

Niezwykle istotne jest także dokładne zbadanie kryteriów oceny. Służą one do dokonania czynności wyboru najkorzystniejszej oferty. Od dłuższego czasu przyjmuje się, że najkorzystniejsza oferta wcale nie musi być tą najtańszą. Pod pojęciem najkorzystniejszej propozycji, zgodnie z przepisami art. 239 ust. 2 Pzp należy rozumieć taką, która przedstawia najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu albo oferta z najniższą ceną lub kosztem oraz kryteriów jakościowych odnoszących się do przedmiotu zamówienia. Co to oznacza w praktyce?

Bardzo często wśród kryteriów ofert występują między innymi: okres gwarancji, czas reakcji serwisowej, określone parametry urządzeń itd⁷. Za każde kryterium przyznawana jest określona ilość punktów. Jeśli nasza oferta będzie najtańsza, ale zaoferowany produkt lub usługa będzie posiadała gorsze właściwości z punktu widzenia oceny ofert, bardzo możliwe, że zamawiający wybierze inną propozycję. Szczegółowy wzór obliczania ostatecznej wartości oferty został zawarty w Specyfikacji Warunków Zamówienia. Chcąc wygrywać przetargi, warto tak skomponować swoją dokumentację, aby odpowiadała ona na zadane kryteria.

Gdy uzyskaliśmy już pewność, że możemy wystartować w danym przetargu, czas na zapoznanie się z przedmiotem zamówienia. Zazwyczaj jest on szczegółowo opisany w dodatkowej dokumentacji. Zdarza się jednak, szczególnie przy mniejszych zamówieniach, że stanowi integralną część SWZ.

Przedmiot zamówienia opisany jest bardzo szczegółowo i zawiera minimalne parametry rozwiązań, jakie mają być zastosowane w realizowanej umowie. Zamawiający czasami nie jest w stanie opisać precyzyjnie danego zagadnienia bez odwołania się do określonych znaków towarowych, patentów, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi. Aby takie działanie w żaden sposób nie naruszało zasady uczciwej konkurencji, konieczne jest określenie rozwiązania równoważnego. Wykonawca przetargów publicznych ma możliwość przedstawienia oferty równoważnej, czyli takiej, która posiada podobne lub lepsze parametry niż przedmiot opisany w zamówieniu. Wybrane rozwiązanie winno być przez wykonawcę szczegółowo opisane, tak aby zamawiający miał pewność, że nie zmienia ono założeń projektowych.

Co do zasady przedmiot zamówienia powinien być opisany tak, aby nie budził wątpliwości u wykonawców. W prezentacji „Opis przedmiotu zamówienia” zawarto 4 zasady ogólne dobrze przygotowanego opisu⁸:

• Jednoznaczny i wyczerpujący.
• Za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń.
• Uwzględniający wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.
• Nazwy i kody CPV⁹.

Nie zawsze jednak taki obraz jest możliwy do uzyskania. Jeśli jakieś kryterium lub parametr budzą nasze wątpliwości, warto zadać pytanie zamawiającemu realizującemu przetargi publiczne. Szczegółowy sposób komunikacji został opisany w Specyfikacji Warunków Zamówienia. Zazwyczaj odbywa się on poprzez kontakt e-mail telefoniczny lub formularz do komunikacji, udostępniony przez konkretną platformę zakupową. Należy pamiętać, aby ewentualne zapytania wysyłać szybko, gdyż zamawiający ma obowiązek udzielenia odpowiedzi tylko wtedy, gdy pytania wpłynęły do niego do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.

Na pytanie o to, kto wygrywa przetargi, zazwyczaj odpowiadamy „ten, kto złoży skuteczną i najkorzystniejszą ofertę, a przy okazji aktywnie śledzi postępowanie aż do jego rozstrzygnięcia”! Brzmi to banalnie, ale wielu wykonawców chce słyszeć tylko środkową część wypowiedzi. Za dużo czasu spędzają nad wyliczeniem optymalnej ceny, przez co uciekają im inne, równie ważne kwestie. Ot chociażby obowiązek dołączenia kosztorysu na przetarg. Jakie dokumenty mogą być jeszcze wymagane?

Podstawowym jest formularz oferty. To tam wpisujemy odpowiednią kwotę, podajemy dane wykonawcy oraz okres gwarancji. W zależności od zapisów SWZ może nastąpić także konieczność załączenia dodatkowych oświadczeń, kosztorysów czy referencji. Ogólnie dzielimy je na przedmiotowe oraz podmiotowe środki dowodowe. Należą do nich na przykład:

• Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek wydawane przez ZUS/KRUS.
• Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach dochodowych wydawane przez US.
• Zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego.
• Dokument JEDZ.
• Karty katalogowe urządzeń.
• Certyfikaty i deklaracje zgodności materiałów.
• Dowód posiadania ubezpieczenia OC.
• Potwierdzenie posiadania odpowiedniej zdolności finansowej.

Skutecznie przygotowana oferta na przetargi zawiera wszelkie dokumenty wymienione w SWZ, została zweryfikowana pod kątem zgodności z przedmiotem zamówienia, maksymalizuje także liczbę punktów z poszczególnych kryteriów selekcji. Warto mieć z tyłu głowy, że zgodnie z danymi Urzędu Zamówień Publicznych, przeciętnie na każde postępowanie prowadzone w 2022 roku przypadało aż 1,58 ofert odrzucanych¹⁰!

Definicji wadium próżno szukać w najnowszej wersji ustawy Prawo zamówień publicznych. Pomocny w tym zakresie może okazać się kodeks cywilny, który mówi, że wadium to zabezpieczenie oferty¹¹. Nadrzędnym celem stosowania tego narzędzia w zamówieniach publicznych jest zabezpieczenie interesów zamawiającego przed niesumiennym postępowaniem wykonawców¹². Wadium może być wniesione w pieniądzu na rachunek bankowy wskazany w specyfikacji lub przedłożone w innej formie na przetarg. Jakie dokumenty będą tu wymagane? W przypadku zapłaty przelewem żadne, jednakże decydując się na inne opcje, nie można zapomnieć o dołączeniu do oferty gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych. Szczegóły dotyczące wniesienia wadium znajdziesz w SWZ. Wniesienie wadium jest obligatoryjne, gdy wymaga tego zamawiający. Należy pamiętać, że każde spóźnienie z dostarczeniem dokumentów lub w wpływem środków na rachunek podmiotu prowadzącego przetargi publiczne, wiąże się z odrzuceniem propozycji. Warto zatem odpowiednio wcześniej zaplanować wykonanie przelewu lub złożenie dokumentów do instytucji finansowej, żeby nie stracić szansy na podpisanie wielomilionowego kontraktu.
Na rynku dostępne są także przetargi, w których zabezpieczenie wadialne nie jest wymagane. To dodatkowa zaleta dla wykonawców. Dzięki temu nie muszą angażować swojego kapitału przed podpisaniem umowy. W tym przypadku procedura składania oferty jest skrócona.

Czasy gdy oferty oraz załączniki do niej podpisywało się ręcznie minęły bezpowrotnie (przynajmniej dla zamówień realizowanych w rygorze Pzp). Dzisiaj żyjemy w dobie elektronizacji zamówień publicznych, co przekłada się także na formułę składania swojej propozycji. Jak zatem podpisać ofertę na przetargi? To zależy od wartości zamówienia¹³.

Dla zamówień unijnych, każdorazowo wymagany będzie podpis kwalifikowany. To typowe narzędzie komercyjne, które można nabyć u certyfikowanych dostawców. Pełną listę firm świadczących tego typu usługi można znaleźć na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji. Cena posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest różna, w zależności od długości ważności certyfikatu oraz rodzaju urządzenia do składania podpisu (zazwyczaj jest to około 300-400 złotych brutto). Przy pomocy tego narzędzia załatwimy nie tylko sprawy urzędowe, ale także podpiszemy umowy handlowe, faktury, pisma procesowe w sądowym postępowaniu upominawczym czy wszystkie przetargi. W przypadku składania oferty należy podpisać każdy dokument. Jeśli nasze umocowanie do reprezentowania podmiotu nie wynika z dokumentu rejestrowego (KRS/CEIDG) i posługujemy się pełnomocnictwem, dokument pełnomocnictwa także musi być podpisany elektroniczne.

Inne rodzaje podpisów używanych w przetargach to:

• Podpis osobisty - stanowi zaawansowany podpis elektroniczny, który można uzyskać przy składaniu wniosku o e-dowód osobisty. Aby skorzystać z możliwości jakie daje ten rodzaj podpisu, należy zainwestować w czytnik NFC do e-dowodu, a także zainstalować na swoim urządzeniu przenośnym odpowiednie oprogramowanie do odczytywania i obsługi dokumentu oraz podpisywania i weryfikowania podpisu. Użytkowanie podpisu osobistego jest darmowe, a jedynym kosztem całej operacji jest wartość czytnika. Może być od wykorzystywany do parafowania ofert na przetargi o wartości nieprzekraczającej progów unijnych.
• Podpis zaufany - jest podpisem potwierdzającym tożsamość, przypisanym do konkretnego numeru PESEL. Możemy posługiwać się nim w kontaktach on-line z urzędami za pomocą platformy ePUAP. To produkt niekomercyjny, darmowy, ważny przez 3 lata (po tym czasie można go przedłużyć). Podobnie jak podpis osobisty, możemy go wykorzystać wyłącznie w zamówieniach podprogowych i krajowych.

Proces podpisywania oferty nie należy do trudnych, jednakże nadal zdarzają się przypadki odrzucenia propozycji z uwagi na błędne wykonanie tych czynności. Warto poświęcić kilka minut i dwukrotnie sprawdzić poprawność podpisania oferty.

O tym jak należy prawidłowo złożyć ofertę na przetargi publiczne, przeczytamy w Specyfikacji Warunków Zamówienia. Jednostki publiczne, zobligowane do elektronizacji przetargów, wymagają dokonania tych czynności na wybranej platformie. Zazwyczaj polega to na wgraniu uprzednio podpisanych plików. Platforma sama zaszyfruje taką ofertę i dostarczy ją bez zbędnej zwłoki.

Co do zasady oferty składane w zamówieniach publicznych są jawne. Wykonawca ma możliwość zastrzec część oferty jako tajemnicę przedsiębiorstwa¹⁴. Powinien o tym powiadomić zamawiającego i szczegółowo uzasadnić dlaczego w jego ocenie przedkładane informacje stanowią tajemnicę firmy. Elementy obejmujące tajemnicę firmy są składane w oddzielnym polu platform przetargowych.

W przypadku postępowań zlecanych przez przedsiębiorstwa, najczęściej stosowaną metodą jest dołączenie oferty do Bazy Konkurencyjności. Może pojawić się także wymóg wysłania jej na adres e-mail podany w opisie zamówienia, a nawet dostarczenie osobiste. W tym ostatnim wypadku, pamiętaj aby odpowiednio zabezpieczyć dokumenty, a kopertę opisz zgodnie z instrukcjami zamawiającego.

Częsty błąd wykonawców przetargów publicznych polega na tym, że wraz z wysłaniem oferty oraz zbadaniem informacji z otwarcia ofert, zapominają o zamówieniu. Efektem ich zaniechania może być późniejsze odrzucenie propozycji. Dlaczego tak się dzieje?

Przypomnijmy kto wygrywa przetargi. Sukces osiągają te firmy, które dokładnie zbadały dokumentację zamówienia, przygotowały optymalną ofertę i potrafiły ją obronić w oczach zamawiającego. Niejednokrotnie zdarza się, że propozycja zawiera niewielkie błędy szacunkowe, zamawiający dopatrzył się w niej rażąco niskiej ceny, albo wymagane jest dosłanie dodatkowych dokumentów (np. zgody na przedłużenie terminu związania ofertą). W tej sytuacji zamawiający wzywa do uzupełnień. Dokonuje tego jednokrotnie. Brak odpowiedzi ze strony oferenta jest często równoznaczne z odrzuceniem jego propozycji.

Śledzenie postępowania może mieć także sens wtedy, gdy w Twojej opinii zamawiający popełnił błąd podczas badania ofert. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem przetargu, przysługuje Ci prawo do złożenia odwołania. Taki wniosek trzeba wnieść bezpośrednio do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. W jakim terminie należy dokonać tej czynności? Dla zamówień o wartości poniżej progów unijnych, odwołanie należy złożyć w ciągu pięciu dni liczonych od dnia przekazania informacji stanowiącej podstawę dla wniesienia odwołania. Z kolei dla przetargów objętych procedurą unijną, termin ten wynosi 10 dni. Dłuższe terminy dotyczą specyficznych sytuacji, jak¹⁵:

• zaniechania przez zamawiającego opublikowania ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy,
• zaniechania przesłania wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty,
• udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia z naruszeniem ustawy.

Skuteczne odwołanie od wyników przetargów publicznych musi zawierać między innymi dane wykonawcy i zamawiającego, przedmiot zamówienia, zwięzłe przedstawienie zarzutów. Dodatkowo należy załączyć niezbędne dokumenty potwierdzające zaistnienie określonych przesłanek.

Wspomnieliśmy już wcześniej, że proces składania oferty zależy od tego, jakie są rodzaje przetargów. Część z nich prowadzonych jest z wykorzystaniem negocjacji. Szczegółowy schemat takiego działania opisany został w dokumencie przygotowanym przez Urząd Zamówień Publicznych¹⁶. W tym przypadku po upływie terminu składania ofert, w informacji z otwarcia znajdą się wyłącznie nazwy kontroferentów. Nie będą tam podane ceny, ani inne wartości przyznane w kryteriach selekcji. To właśnie o nich będziemy dyskutować podczas negocjacji. Ale nie tylko. Potencjalna rozmowa może dotyczyć także:

• szczegółów proponowanych rozwiązań technicznych,
• terminów realizacji,
• zasobów technicznych.

Czyli wszystkich elementów, które pozwolą zamawiającemu potwierdzić zgodność oferty z opisem przedmiotu zamówienia. Przystąpienie do negocjacji wymaga od wykonawcy odpowiedniego przygotowania. Należy jeszcze raz zapoznać się z dokumentacją zamówienia, zdefiniować cele i zakres, zaplanować bufor czasowy, który pozwoli na swobodną rozmowę podczas wizyty u zamawiającego lub spotkania online. Po zakończeniu negocjacji zamawiający wezwie do ponownego złożenia oferty, która będzie ostateczną.