WYNIKI PRZETARGÓW

Zastanawiasz się po co są wyniki przetargów? Komu mogą się przydać? Jak te informacje wpływają na skuteczność wysyłania ofert?

Wyniki przetargów to kategoria ważna nie tylko dla firm startujących w danym postępowaniu, ale także dla innych wykonawców w danej branży. Ich pogłębiona analiza powinna być pierwszym krokiem w drodze do strategicznego wejścia na rynek zamówień publicznych. Jeśli szukasz odpowiedzi na jedno z postawionych wcześniej pytań o wyniki przetargów, przeczytaj ten materiał do końca.

Każde postępowanie o udzielenie przetargu publicznego jest prowadzone zgodnie z odgórnymi wytycznymi. Ogólny schemat tego procesu wygląda następująco:

• przygotowanie i upublicznienie pełnej dokumentacji zamówienia,
• zapoznanie się z dokumentacją i wysłanie wniosków o wyjaśnienie treści SWZ,
• złożenie oferty,
• badanie nadesłanych propozycji,
• zawarcie umowy z wybranym podmiotem,
• ogłoszenie wyników przetargu.

Informację o wyniku przetargu wysyła się obowiązkowo do wykonawców, którzy złożyli swoje oferty, a także publikuje na stronie prowadzonego postępowania. Dostęp jest zatem jawny, ale zdobycie właściwych informacji bywa kłopotliwe dla osób, które nie były zaangażowane w dane postępowanie od jego początku. Dlaczego tak się dzieje?

Trudno oszacować ilu mamy w Polsce zamawiających. Samych gmin jest 2477¹. Do tego należy doliczyć starostwa powiatowe, urzędy wojewódzkie, instytucje ogólnopolskie, szpitale, szkoły, wojsko, energetykę, porty lądowe i wodne oraz wiele innych. Można z dużą dozą prawdopodobieństwa założyć, że liczba zamawiających publicznych, subsydiowanych i sektorowych przekracza 50 tysięcy jednostek. Każda z nich prowadzi postępowanie na dowolnej, często własnej witrynie internetowej. Nie sposób do nich wszystkich dotrzeć bez odpowiedniego narzędzia. Szczególnie, że każda platforma może mieć swój indywidualny interfejs i układ podstron. Jak w takiej sytuacji znaleźć szybko i bezproblemowo informacje o rozstrzygniętych przetargach?

Pomocna jest baza przetargów oferent.com.pl. W sekcji wyników przetargów znajduje się ponad 3 miliony rekordów zebranych przez ostatnich kilkanaście lat. Za pomocą wygodnych filtrów można przejrzeć informacje o rozstrzygniętych przetargach z dowolnej branży, okresu czy lokalizacji. Nie ma konieczności pobierania dodatkowych dokumentów. Kluczowe parametry takie jak: liczba ofert, wartość ceny najwyższej i najniższej oraz dane podmiotu wybranego, są wyciągnięte w polu „Treść”. Serwis publikuje także bezpośredni link do strony prowadzonego postępowania, dzięki czemu łatwo odnajdziemy miejsce z kompletem dokumentacji zamówienia.

Wiedząc już gdzie można znaleźć wyniki przetargów, warto zastanowić się, do czego można je wykorzystać. Dodatkowa praca ma sens tylko wtedy, gdy może zostać przekuta na jakiś zysk dla firmy. Biorąc pod uwagę nasze rynkowe doświadczenie oraz komunikację z wykonawcami, wyodrębniliśmy 5 powodów odpowiadających na pytanie, jak korzystać z wyników przetargów. Oto one:

• badanie konkurencji,
• analiza cen,
• analiza wymagań,
• kryteria wyboru,
• uzasadnienie rażąco niskiej ceny.

Badanie konkurencji

Dane Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych pokazują, że konkurencja w przetargach jest niewielka. W I kwartale 2023 roku na zamówienia powyżej wartości określonej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp z 2019 roku ale poniżej progów UE przeciętnie spływało 2,53 oferty². Jednocześnie średnio 1,58 z nich było odrzucanych. Te statystyki najlepiej pokazują, że nie każda firma, z którą toczymy konkurencyjne boje na wolnym rynku, jest również naszym przeciwnikiem w przetargach. Działa to także w drugą stronę – wykonawcy, których często nawet nie znamy, bo działają na terenie innych części kraju, stają się naszymi głównymi oponentami w wyścigu o podpisanie kontraktów z zamówień publicznych.

Badanie wyników przetargów w dłuższej perspektywie czasowej umożliwia sprofilowanie zainteresowań konkurencji do konkretnego typu zamówień. Dzięki temu jeszcze przed złożeniem oferty w interesującym nas postępowaniu, możemy z dużą dozą pewności założyć, kto jeszcze zdecyduje się na wysłanie propozycji. A to już otwarta droga do uzyskania przewagi i zaproponowania lepszych warunków. Dobre rozeznanie rynku jest istotne, gdyż na rynku zamówień publicznych nie możemy wspierać innymi narzędziami, takimi jak: promocja, reklama czy marketing³.

Analiza cen

Gdybyśmy zapytali 100 wybranych przedsiębiorców zainteresowanych startowaniem w zamówieniach publicznych po co są wyniki przetargów, większość odpowiedziałaby po prostu – aby poznać ceny. I faktycznie trudno odmówić temu twierdzeniu racji. Wartość oferty jest tu jeszcze ważniejsza niż w przypadku negocjacji handlowych. Tam o powodzeniu mogą zadecydować inne czynniki, tak zwane przewagi konkurencyjne. L. Fahey definiuje to pojęcie jako wszystko to, co pozytywnie odróżnia przedsiębiorstwo lub jego produkty od konkurentów, z punktu widzenia klientów lub użytkowników końcowych⁴. Przewagami konkurencyjnymi mogą być zatem między innymi:

• rozpoznawalność marki,
• polecenia znajomych,
• strategia dystrybucji,
• kwalifikacje personelu,
• strategia CSR,
• prestiżowe wykonania z przeszłości.

Ogłoszenie wyników przetargu wskaże tego wykonawcę, który zaproponował najlepsze warunki. Nie ma tu miejsca na wyróżniki. Liczą się wyłącznie wartości przyporządkowane do konkretnych kryteriów selekcji.

Jak pokazują doświadczenia naszych klientów, na rynku zamówień publicznych istnieje szansa na zgarnięcie ponadprzeciętnych zysków. Przy niekorzystnym ukształtowaniu wymagań (patrz kolejny punkt), może się okazać, że żadna firma konkurencyjna nie będzie skora do złożenia oferty. W tej sytuacji wykonawca może dyktować praktycznie dowolną kwotę mieszczącą się w budżecie zamawiającego. To właśnie ona znajdzie się w ostatecznej informacji o rozstrzygniętych przetargach.

Analiza wymagań

Istotną przesłanką dla regularnego badania wyników przetargów jest także sprawdzenie, jak poszczególne składniki Specyfikacji Warunków Zamówienia wpływają na ostatecznie zaproponowaną cenę. Przykładowe zależności często obserwowane są na rynku zamówień publicznych to:

• Spadek liczby ofert w przetargach publicznych, w których wymagane jest wniesienie wysokiego wadium.
• Spadek liczby ofert, gdy w postępowaniu wymagane jest złożenie dodatkowych załączników i oświadczeń (np. kosztorysów, opisów technologii).
• Zmiana liczby ofert w zależności od formy składania (np. przy konieczności złożenia podpisu kwalifikowanego, część oferentów nie jest zainteresowana złożeniem swojej propozycji).
• Zmiana liczby ofert w postępowaniach położonych w różnych regionach Polski (np. gdy większość wykonawców operuje w północnej Polsce, małe zainteresowanie budzą zamówienia z Wałbrzycha czy Krapkowic).

Analiza wymagań oraz ogłoszeń wyników przetargu daje wykonawcy dużą wiedzę na temat tego, jak prawdopodobnie będzie przebiegać postępowanie. Nie uchroni go co prawda od zdarzeń nadzwyczajnych (np. ofert nowych podmiotów na rynku), ale pozwoli przygotować takie produkty, usługi czy technologie, które będą porównywalne lub lepsze od konkurencji. Zaoszczędzi też nasz czas na przygotowanie propozycji, która z uwagi na dużą konkurencję, prawdopodobnie nie ma większych szans na sukces (np. brak wymagań, co może skłonić nowych wykonawców do proponowania niskich cen w celu zdobycia doświadczenia i referencji).

Kryteria wyboru

Kolejnym argumentem w kwestii jak korzystać z wyników przetargów jest badanie kryteriów wyboru. Informacja wieńcząca postępowanie wraz z informacją z otwarcia ofert zawiera nie tylko wykaz konkurencji i zaproponowanych cen. Znaleźć można tam także wartości proponowane w innych kryteriach selekcji. Zamawiający mają możliwość stosowania wielu parametrów, które wezmą pod uwagę przy ostatecznym wyborze firmy. Mogą nimi być na przykład:

1. długość gwarancji montażowej,
2. długość gwarancji produktowej,
3. parametry wykonania,
4. czas reakcji serwisowej,
5. termin wykonania.

Więcej dostępnych możliwości można znaleźć w dokumencie „Pozacenowe kryteria oceny ofert. Poradnik z katalogiem dobrych praktyk”⁵.

Aby wiedzieć, jakie wartości zgłosić we własnej ofercie, warto poznać zwyczaje panujące na rynku. Ile to już razy widzieliśmy, jak propozycje z niższą ceną przepadały, bo oferowały dłuższy czas reakcji serwisowej czy krótszą gwarancję. Przy wielomilionowych kontraktach taka porażka może znacząco nadszarpnąć płynnością firmy. A czasami wystarczy wziąć towar od innego dostawcy, który zaproponuje lepsze warunki i gwarancje.

Uzasadnienie rażąco niskiej ceny

Rażąco niska cena to jedna z najpopularniejszych przyczyn odrzucenia ofert wykonawców ubiegających się o zwycięstwo w przetargu publicznym⁶. Zgodnie z definicją funkcjonującą w systemie zamówień publicznych, rażąco niska cena to taka, która jest nierealistyczna, niewiarygodna w porównaniu do cen rynkowych podobnych zamówień oraz innych ofert złożonych w toku danego postępowania. Na gruncie znowelizowanej ustawy Pzp, obowiązkiem zamawiającego jest kierowanie do wykonawców żądania przedstawienia stosownych wyjaśnień oraz dowodów dla wykazania, iż zaproponowana przez nich cena wykonania przedmiotu postępowania odpowiada jego zakresowi, wymaganiom wynikającym z dokumentacji przetargowej, a także z obowiązujących przepisów prawa.

Uzasadnienie poprawności przyjętej kalkulacji jest ważną umiejętnością. Sporządzenie dokładnego kosztorysu ofertowego może nie wystarczyć. Trzeba wziąć pod uwagę także inne czynniki, jak:

• koszty dojazdów i delegacji,
• amortyzację urządzeń wykorzystywanych do realizacji zadania,
• przeglądy serwisowe w okresie gwarancji,
• koszty pracy,
• sporządzenie dokumentacji powykonawczej.

Istotne jest także powołanie się na realia rynkowe, w tym na wyniki przetargów o podobnym charakterze z przeszłości. Dostęp do odpowiedniej bazy może okazać się w tym kontekście nieoceniony. Osoby odpowiedzialne w firmie za tworzenie tego typu wniosków i odpowiedzi powinny wiedzieć, gdzie można znaleźć wyniki przetargów oraz jak te informacje wykorzystać.